在干预团队的任务清单与确保工作量相等且对所有人公平之间，要达到一个很好的平衡。 经理工作中最关键的部分之一就是保持平衡。项目团队会请您澄清他们应该做什么以及何时进行。但是他们不希望您在完成每项任务时徘徊在肩膀上。

工作量计划是在项目过程中监视团队进度的同时保持团队工作的一种方法。它提供了一个框架，该框架确定需要完成的任务，应该由团队中的谁来完成这些任务，然后将实际工作量与项目生命周期中此时的估计值进行比较。

那里’s also a 简单的5步方法来确保您的团队遵守工作量计划，这使您可以轻松地管理团队的工作量而无需看起来像是在进行微观管理。 

但首先，让’对工作负载计划进行了更深入的研究。

工作量计划

工作量计划是使团队保持繁忙和生产力的一种方法。它’一种在整个团队中分配工作的战略方法。这样可以提高性能。规划工作量不是’不仅要完成工作，还要减轻团队压力，倦怠和错误。

对于工作量计划，您必须首先了解您的资源和业务优先级，以根据需求映射团队，这是一个不断审查和调整的过程。你应该有一个 资源管理软件 识别团队’可用性和工时，然后分析已完成的工作，并使用此数据为将来进行规划，以优化效率并平衡整个团队的工作量。

工作量计划并非一成不变，必须随着项目的进展和变化不断进行审查和修订。因此，您需要在项目执行期间主动管理工作量，这使我们进入以下五个步骤的过程。

1.查看团队的当前工作量

如果您是从头开始，则需要先回顾一下当前情况。也许这是由团队中的某人说他们有太多的工作要做，或者另一个 团队经理 打电话给您说您的同事们无法保持工作的最佳状态，错过了他的截止日期。

请记住，您只能管理您所知道的。在一个 矩阵结构，您可能会有一些人只能在一周的一部分时间内完成您的任务，因此请确保对此有所了解。这些天，“谁在我的团队中？”绝对不是一个愚蠢的问题！

找到答案的最快方法是使用 资源管理报告 从您的项目管理系统中显示出谁在从事哪些任务。在ProjectManager.com中，您可以在“工作量”标签上找到该内容。

ProjectManager.com 有工作量和资源管理工具。这些工具使您可以查看分配给每个团队成员的工作时间。如果团队成员有很多小时，则此框为绿色；否则，该框为绿色。它’橙色，如果它们超过或低于分配。在同一视图中，您可以单击该框并立即重新分配任务以调整工作量。这种调整会自动反映在甘特图或其他地方的任何项目计划中。

2.确定过度分配的员工

寻找团队中分配过多的人员。这只是意味着他们所获得的工作超出了他们在可用时间内的实际能力。

一个好的规则是，只有80％的时间可以分配给特定任务。剩下的20％将用于接听电话，参加团队会议，与遇到紧急问题的客户打交道等等。

20％应该在整个星期内摊开；每天花6个小时来充裕的时间，比每个星期五都无所事事要好’不能在本周早些时候完成。

3.确定分配不足的员工

您还正在查看资源报告和仪表板，以查找没有足够工作要做的人员。确保他们有有意义的任务来充实一天，以保持团队的动力。

实际上，您的团队成员总是看起来很忙。他们会发现需要做的事情，也许是自己完成任务或帮助一位同事。您的时间管理系统将帮助您了解他们是否正在执行您认为优先的任务。

您还可以直接从他们那里获取有关您的团队是高于还是不足的线索。他们可能会要求做更多的工作，或者指出他们无法承担其他任务。这就是您的专业判断力所在：他们是不是真的太忙或只是在执行错误的任务？还是难以产生成效？您越了解团队的优势和工作模式，就越容易理解您的团队 时间表系统 告诉你

4.解释技能和缺勤

如果您知道团队的工作时间，则可以更好地管理团队的工作量。与他们讨论即将到来的假期，并将这些假期纳入您的计划中，这样就不会在他们不在时分配他们的工作。

同样，请与您的团队联系，以确保您对他们的技能的知识是最新的。如果他们开发了新技能，他们可能能够比您预期的从事更多项目。

如果您没有团队所需的技能，则可能必须外出并获得技能。詹妮弗·布里奇斯的这段视频指南介绍了 如何建立团队 具有正确的技能。

5.调整您的作业

最后，您必须正确分配这些资源。首先要分配太多工作的人。将大任务分成较小的块，然后分配其他人来帮助他们。或者将任务延长较长的时间，这样他们每天就可以减少工作时间。

您也可以将他们的部分工作移交给团队中其他成员，而他们没有足够的工作要做。要求别人从事另一个项目，发展他们的技能或让他们参与明年的计划来增加他们的工作量。

如果您要在资源计划系统中更改任务，请不要忘记先与相关人员交谈！这是 确保您让团队满意。您可以解释说，您正在转移资源需求以平衡工作，并且这并不反映其性能。实际上，由于您进行了工作量计划，因此最终可能会得到更好的分配。

当您使事情变得更加复杂时’re 将员工加入您的远程工作软件， 因此请确保每个人都了解您的更改’re making.

使用ProjectManager.com管理工作量

ProjectManager.com 是一款屡获殊荣的软件，可为您提供许多工具来平衡团队中的工作量。使用甘特图，您可以分阶段绘制所有任务并将其分配给团队成员。受让人’的名称出现在任务旁边，因此您可以查看谁在什么时间从事什么工作。既然如此’通过在线甘特图，所有数据都会实时更新，整个团队可以立即更新其新任务。

但是，您可以在不仅仅是甘特图的更多视图中分配和重新分配工作。在管理项目和团队时，我们的任务列表和看板视图为您提供了同样多的功能。只需单击一个任务，然后选择要分配给它的团队成员。您可以添加整个团队成员，也可以根据需要添加自己。团队成员甚至是按部门组织的，因此您可以快速找到最适合这份工作的人。

该博客已于2019年11月更新。

资源管理软件使整个过程变得容易，尤其是将其集成到项目管理解决方案中时。更新计划会自动更新ProjectManager.com中的资源报告，因此您可以快速查看谁有时间承担其他任务。 开始免费试用。