如何更改(完善的)项目计划

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您已经花费了很多时间来准备详细的项目计划,并且知道它可以准确地代表您要做的一切。然后发生了一些事情,您必须进行更改。感觉您一无所有地完成了所有工作。您制定了完美的计划,并且在项目出现并弄乱之前几乎没有启动过该项目。

这是事实:每个人都会发生。项目经理必须时刻更新其计划;它’是...的重要组成部分 项目计划 。正如长老赫尔穆特·冯·莫尔特克(Helmuth von Moltke)所说:“没有计划能够与敌人接触而生存。”适应变化的需求并立即更新您的计划!这是如何做。

1.承认改变是好的

首先,要认识到,只要您的项目发生更改,就必须更改计划以适应这些新需求。您正在修改计划以反映新要求是一件好事。而且更改很容易,因为您已经进行了很多工作以确保您的计划保持良好状态。

2.确定变更

清楚地确定正在考虑的更改。它可能来自团队成员,客户或您的项目赞助商。确保您完全了解他们想要做什么。许多企业使用短 变更申请表 捕获细节以及为什么需要进行更改,但是实际上,更改请求以多种格式到达了项目经理的门。其中可能包括电子邮件和讨论。

但是,您收到信息后,应该将更改记录在文档中,或者 在线项目计划软件。这些是每次更改都要记录的重要细节:

  • 变更名称
  • 更改的详细说明,包括业务理由或更改项目请求的原因
  • 发起更改的人员的名称(提出建议的人员)
  • 被分配来管理项目团队中的变更的人员的姓名
  • 提出日期变更

您现在可以有效地管理对需求的更改。仅将它们写下来的做法将有助于控制您的项目范围。它具有明显的业务收益:PMI的研究报告称,由于需求管理不善,项目预算中每花费一美元就有5.1美分被浪费了。如果按时间和预算来判断项目,则有5%的机会会成败您项目的成功机会。同一调查中只有33%的受访者表示,他们在管理变更方面表现良好。

继续以受控方式更改项目计划的下一步是…

3.审查变更的影响

如果您对所需的更改有清晰的了解,则可以确定更改将如何影响您的项目。可能会影响多个领域,包括:

  • 项目预算:节省成本或额外支出
  • 要求 或收益:变更可能带来额外的收益或减少现有的计划收益
  • 时间表:额外的任务意味着更多的工作和对关键项目日期的更改
  • 资源:您现有的团队是否具有完成变更的技能
  • 风险:变更可能会导致新的风险或对现有风险的更好管理

可能还有其他原因进行更改,例如法律或法规要求,这意味着必须进行更改。综合所有信息,然后可以评估更改的影响和优先级。

首先,使用低,中或高等级来考虑影响。从根本上改变您的项目计划并需要大量新资源的更改将变得很高。只增加一天工作量的工作量将减少。

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然后考虑优先级。这对项目有多重要?考虑提供业务利益方面的内容,并对照您的业务案例和《项目章程》进行核对。使用“低”,“中”,“高”分类以优先级对变更请求进行排名。您的项目发起人出于法律原因要求您做的事情显然很高。不错的东西是低,可以在这里记录下来,这样您就不会忘记这是个好主意。

专家提示:这种评估本质上是主观的。准备好 促进利益相关者之间的讨论 他们有不同的看法。提出更改的人说,以较低的影响力和较高的优先级很容易做到,但是请相信您的专家,这并不罕见。 尽可能保持客观的评估,以便您完全了解所涉及的内容,并可以有效地管理利益相关者的期望。

4.做出决定

现在,您已经获得了所需的所有数据,以确定您是否要继续进行此更改。您的选择是:

  • 批准更改以立即进行
  • 出于某些警告或特殊条件,例如“必须在月底之前完成”,批准更改
  • 推迟更改以供以后讨论或实施
  • 拒绝更改

无论结果如何,您都需要让提出更改的人知道发生了什么以及为什么。您还必须通知项目团队,以便他们知道他们是否应该计划并执行其他任务。

更新项目管理软件,以包括完成变更工作的日期。这将帮助您监视进度并检查是否正在及时进行更改。

专家提示:如果更改很小,您可以要求项目发起人以口头形式或通过电子邮件做出决定-不需要进行大量讨论。对于重要的事情,请在项目委员会或指导小组会议期间做出决定,并在会议记录中记录下来。

5.更新您的项目进度

将新任务添加到您的 项目进度 ,使用第3步中的信息来建立估算值。将资源分配给该工作并更新任何其他文档,以使记录完整,尤其是项目预算。

工作完成后,在项目计划中将任务标记为已完成,然后返回到更改日志以记录解决更改的日期。记下已完成的工作,以便您记录工作记录以及将来可能对团队有用的任何其他记录。

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6.分享您的新完美计划

使团队知道更改,并将其指向您的在线项目管理软件以查看最新位置。让大家知道您的计划再次完美!至少现在…

PMP的Jennifer Bridges在这个简短的培训视频中为管理变更提供了进一步的帮助。它概述了用于控制项目变更请求的清晰流程。

通过迅速合并变更来像专业人士一样管理您的计划,即使这确实意味着在项目期间要多次修改计划。通过ProjectManager.com,您可以按计划转移任务,单击几下即可添加新工作。由于全部在线,每个人都可以轻松地看到您的完美计划的最新版本,但是它经常会更改。立即尝试ProjectManager.com,以获得完美的在线项目规划。

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