差距分析如何改善您的项目管理

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计划所有您想要的。 但是一旦执行了该计划,如果您没有方法或 工具 评估您是否满足项目要求,那么您就有麻烦了。要知道一个项目的实际性能与期望的性能之间的关系,就是要知道一个项目何时偏离轨道。该知识对于识别问题并采取必要的步骤纠正它至关重要。

用来确定项目是否按计划进行的一种特别有效的方法称为差距分析。这是一个相对简单的工具,可帮助您评估和提高项目的绩效水平。透彻地了解它以及如何使用它可以极大地有益于任何项目管理过程。

什么是差距分析?

差距分析是对业务或项目当前进展情况以及未来计划的正式研究。从业务方向到业务流程,从信息技术到产品管理,可以分析各种角度。

在谈论管理时,差距分析是一种将实际绩效与潜在绩效进行比较的方法。影响性能的因素包括 资源规划,资本投资,技术等。差距分析的作用是确定优化分配和资源分配到当前分配水平之间的差距。通过进行此类测量,可以清除通往改进之路。

为此,需要确定,记录和改进当前需求与功能之间的差异。差距分析是诸如基准测试和其他评估进度的方法的产物。

差距分析可以针对哪些差距?

差距分析正在做的事情是提供一种方法来衡量获得成果所需的时间,金钱和人力资源投资。差距分析可以针对许多不同的差距和结果。

  • 差距分析可用于对产品满足其目标需求的程度进行分类。
  • 差距分析还可以帮助确定市场差距。它可以将预测利润与期望利润进行比较,并揭示计划缺口。
  • 差距分析可用于分析使用差距。使用差距是市场总潜力与当前实际使用之间的差距。这包括市场使用和现有使用等数据。现有使用量衡量整个市场上消费者的使用情况。它来自进行深入的营销研究,有时来自政府或行业研究的数据。
  • 差距分析还可以针对产品差距。无论出于何种原因,产品缺口都是排除您的市场的一部分。发生这种排除的原因是,您提供的产品缺乏客户群所需的某些功能,或者某些客户只是不满意’与您的公司保持一致’s 使命宣言 或一般政策。
差距分析的内容

如何进行差距分析

当您进行差距分析时,您实际上是在问自己几个问题:我们现在在哪里,我们希望在哪里以及如何到达那里?因此,这不仅是一张图片,而且是改善生产的路线图。

进行差距分析时,您需要执行四个基本步骤。它们可以归结为以下内容。

1.确定当前状态

第一步是了解您目前的位置。因此,要清楚所描述的内容和未描述的内容。这将 避免范围蔓延 并保持分析重点。然后是收集上下文信息。这意味着要收集定性信息,例如团队的流程和方法。

同样,定量信息也很重要,意味着可以计数和度量的任何内容。这包括您当前正在做的所有事情。是的,要收集的数据很多,但是收集的数据越多,当前状态的图像就越清晰。

2.身份信息要去哪里

差距分析的目的是弄清楚您想去的地方以及是否要到达那里。这是期望的状态,未来目标或延伸目标。要到达那里,您需要了解您的当前状态以及从那里到达那里的合理时间范围 目标 您已经为自己设定。

但是首先,您必须标记出您希望的未来目标。想一想应该在哪里,没有发生的事情需要发生,没有发生或已经改变的可能发生的事情,以及到达那里需要做什么。

有关: 初学者’市场研究指南

3.找出差距 

您知道自己的位置和想要去的地方,这两个标记之间的距离是必须达到目标的桥梁。这是您想弄清楚为什么存在差距的时候。为此,您需要非常具体地说明差距。此外,请更深入地研究并确定为什么会出现这种差距。问自己一些适合您企业的问题,并诚实回答。

您可能要考虑的一些问题如下:

  • 什么关键的决定导致了这一点?
  • 我们可以做些什么?
  • 为了达到目标,我们需要什么资源?
  • 我们是否需要设定新的目标以弥合差距?

4.缩小差距

您已经完成了尽职调查,现在该采取行动了。您知道为什么存在差距,因此现在必须设计一种方法来缩小差距。为此,您可以遵循所有改进的准则,以发现差距时发现的信息为基础。另外,请考虑您提出的每个解决方案的实施成本;您可能没有资本或能力来实现它。最后,找出差距的消除日期。如果您没有截止日期,它将被忽略或忽略。一种 项目计划软件 可以帮助您保持工作有条理。

完成所有工作后,请不要忽略后续步骤。也就是说,通过差距分析来跟进您所做的改进。如果您不这样做,那么您注定要重复它们。另外,重要的是不要立即缩小差距。如果您对任何组织施加过多压力,它将崩溃。

项目管理中的差距分析

差距分析在项目管理中的应用是显而易见的。作为项目经理,您正在尝试控制项目中的各种活动,所有这些活动可能都有各种解决方案。导致项目成功的最佳措施是什么?

这就是差距分析的用处。它可以帮助您确定需要完成的工作,同时满足公司和项目的目标。

差距分析工具

有差距分析工具可以帮助项目经理确定项目当前状态与其未来目标之间的差距。这些工具还将帮助弄清缩小差距所需的必要任务。

苦战

一个这样的工具是 苦战分析,是优势,劣势,机会和威胁的首字母缩写。通过定量和定性使用SWOT分析,您可以确定对项目的内部和外部威胁。

鱼骨图

另一个工具是 鱼骨图,也称为因果图。这是一种可视化和分类问题潜在原因的方法。然后,您可以找出其根本原因。这是集思广益以保持对话重点的有用工具。

麦肯锡7-S框架

麦肯锡7-S框架 可用于改善绩效,检查未来变更的影响,调整部门和流程并确定如何最好地实施拟议的策略。通过查看工具的七个相互依赖的因素,可以将其应用于团队或项目。

害虫分析

另外一个工具是 有害生物分析,这是代表政治,经济,社会和技术的另一个首字母缩写。这样一来,就可以为设计有效的环境策略而制定宏观环境因素的框架,该策略将适用于适用的项目。

在时间,金钱和资源的限制下,管理项目一直在努力弥合您所处位置与所要去往的地方之间的差距。差距分析是帮助做出更好决策的好工具。 ProjectManager.com 是基于云的项目管理软件,可让您使用实时数据和在线甘特图更有效地实施那些决策。了解它如何帮助您缩小差距 今天有30天的免费试用期。

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