如何制定应变计划

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您已经听过这句话,“Always have a 计划B.”

好,“Plan B”只是普通的白话’称为应急计划。换句话说,如果您正在执行的主要计划未能按预期展开,则将制定应急计划。

明智的经理使用应急计划,他们意识到总有可能使任何项目或业务脱颖而出的风险。即使没有制定应急计划,成功完成项目的机会也会大大减少,即使该计划是在 规划软件.

应急计划的使用非常广泛,并且适用于任何企业。例如,政府使用它们为灾难恢复或经济中断做准备。如果您在计划任何企业时都没有制定应急计划,那么您将面临不必要的风险。

什么是企业应急计划?

在大多数情况下,制定应急计划是为了应对可能损害公司声誉甚至财务生计的负面事件。但是,根据定义,业务应急计划并非总是负面的。有积极的应急计划,例如组织收到意外资金或其他资源时应采取的措施。

应急计划是一种主动策略,与危机管理计划不同,后者更多是对已发生事件的反应。制定了应急计划来解决这些破坏性事件,因此您可以随时准备何时到达。

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尽管任何组织都将计划其产品或服务在市场中成功运作,但该市场却并非稳定。不可预测性可能是业务的大敌,但这并不意味着它不存在。要执行一项计划,相信您可以避免不可预测性,这可能会危害您组织的未来。

应变计划的内容

如何制定业务应急计划

应急计划是一个计划,与任何计划一样,它需要大量的研究和头脑风暴。与任何好的计划一样,有一些步骤可以确保您做对了。

  1. 识别资源并确定其优先级: 研究您的公司并列出其关键资源(例如团队,工具,设施等),然后从最重要到最不重要对列表进行优先排序。
  2. 有哪些主要风险? 与团队,高管和组织中的每个其他部门会面,找出您最容易受到攻击的地方,以全面了解哪些事件可能损害您的资源;如有必要,请聘请外部顾问。
  3. 起草应变计划: 如果可以的话,为 您确定的每个风险 在上述步骤中,但首先要从对组织生命周期最关键的方面开始。如果时间允许,您可以为列表中的所有内容创建计划。无论计划是什么,每个计划背后的思想应该是恢复公司正常运营所必需的步骤,思考沟通,人们的责任,时间表等。
  4. 分享计划: 制定应急计划并获得批准后,下一步就是确保组织中的每个人都有一份副本。应急计划无论多么彻底,如果没有得到适当的传达,都是无效的。
  5. 重新审查计划: 应急计划并非一刀切。必须重新审查,修订和维护它,以反映组织的变化。随着新员工,技术和资源的加入,必须对应急计划进行更新以应对这些情况。

项目管理中的应急计划和风险管理

在项目管理中,应急计划通常是风险管理的一部分。任何项目经理都知道计划只是大纲。有时项目会超出这些范围。经理为计划中的机会准备的越多,它就会越有效。

但是风险管理与应急计划不同。 风险管理 关于识别,评估,避免,减轻,转移,分担和接受风险;应急计划是关于制定实际问题发生时应采取的步骤。但是,他们确实共享发生风险时该怎么办。

因此,应急计划是发生意外事件时应采取的措施。可以简单地问一下,“What if…?,”然后在回答该问题时概述计划的步骤。

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应急项目风险

在管理项目时,需要通过应急计划解决许多风险切入点。例如,由于事故或自然灾害造成的信息,设备或设施的损坏,造成了物理损失。

技术问题是另一个风险因素,因为系统可能会根据需要停止工作或不工作,从而无法按时在预算范围内交付项目。当然,随着团队患病,人力资源是另一种风险, 离开项目或终止。

在更大范围内,还有一些因素甚至超出了项目经理的控制范围,例如政治和社会变革。例如,如果您正在制定政府合同,该合同可能会随着当前控制政府的人而改变。政策可以改变,社区可以抗议项目并有效地阻止它们。

在管理项目时,责任问题也在起作用。存在法律行动或赔偿计划的威胁。

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应急中的关键步骤

项目经理善于制定应急计划,因为其结构和行动就像其专业人士已经熟悉的许多流程一样。例如,应急计划分解了任务以获取更多详细信息,从而获得更多控制。

以下是应急计划中的关键步骤:

  • 请注意在哪里有可以在紧急情况下使用的资源。另外,请注意在应急计划中这些资源可能会被应用。
  • 确定日期,如果错过该日期会对您的计划产生负面影响,例如获得仅时常开会的小组或委员会的批准。
  • 了解您的应急计划。检查是否存在任何薄弱环节,并加以加强。确定您可以在其中找到的任何松弛。
  • 查看您是否可以在计划中找到可以采取替代路线的要点,并仔细考虑每个方案,以增加计划的灵活性。
  • 利用您的经验来帮助您查看项目潮起潮落的模式,以完善您的计划。

突发事件的挑战

像任何计划一样,管理人员在制定应急计划之前和过程中始终需要考虑一些挑战。

专注于的愿望“Plan A”

人性喜欢专注于一种解决方案。应急计划可能无法获得所需的关注,因为人们只是将钱投入到主要行动上。他们要“Plan A”要成功,并觉得花太多时间在“Plan B”可能破坏这种成功。

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经理们必须强调应急计划的重要性,这一点至关重要。这将作为一种保障措施,有助于促进而不是阻碍成功。因此,不能将其放在多余的东西上或不加思索,而必须彻底遵循。

发生的小概率

另一个问题是,由于其性质,应急计划的发生几率很小,因此很多人可能看不到这种活动的紧迫​​性。这意味着它可以降落在他们的底部 待办事项清单 或永不完成。

同样,在制定项目计划时,对应急计划的需求似乎显得很奢侈,但是如果没有这样的计划,您的项目和业务将面临风险。如果您需要一份完整的应急计划,那么创建该计划的时间将获得回报;如果不需要,那将很幸运。但绝对不要押注机会。

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使用任务列表概述元素

使用我们的任务列表功能概述应急计划的所有要素。由于应急计划可能不会’起初没有任何严格的期限,这是掌握所有必要任务和资源的好方法。您可以为每个任务添加注释和文件,这样每个人都将知道何时该做什么。

甘特图用于最后期限

如果必须执行应急计划,请切换到甘特图视图。在这里,您可以可视化截止日期,设置依赖关系并实时跟踪进度。您还可以在同一视图中为团队成员分配任务并平衡他们的工作量。

了解有关甘特图的更多信息 以及他们如何通过观看下面的视频来帮助您执行应急计划。您’我将了解为什么成千上万的经理在必须执行重要计划时会转向甘特图。

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