业务流程映射快速指南

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在黑暗中工作,最终您将碰壁。 尽管企业家提出一个百万美元的想法,然后坐下来观察资金流入的神话可能具有说服力,但这是虚构的。

想法像种子一样散布在整个业务领域。没有为那些种子生根和生长创造营养土壤,它们就看不见了。一个组织必须趋向于工业之园,并关心那些伟大思想的成长和繁荣。

首先要定义业务,业务开展方式以及谁在业务中开展业务。从某种意义上说,您正在创建一张地图,用以指导业务及其所雇用的人员,从而使所有人成功。该指南称为业务流程映射。

业务流程映射概述

业务流程映射意味着定义一家企业做什么,谁负责什么,完成该流程的标准, 将使用什么工具 以及如何确定业务的成功。原因很简单,可以提高企业的效率。

借助清晰的图表或详细的业务流程图,很容易看到哪里 业务流程中的改进 可以提高效率和生产率。这也是采取特定目标并对其进行衡量的一种方法,以便与业务的总体目标进行比较,以确保它们保持一致。

业务流程映射的历史

质量管理的流程方法以及每个流程与业务中其他流程的关系是业务流程映射的核心。这可以追溯到第一种用于记录流程的结构化方法,即 流程图,由工程师介绍 弗兰克·吉尔布雷斯 在1921年

这些工具随后被工业工程学所采用,并在1930年代初期由工业工程师学起。 艾伦·摩根森 开始用这种方法训练他人。曾从莫根森大学一个班级毕业的Art Spinanger将该学科带入了宝洁公司,并开发了一个简化的程序,称为“故意方法变更程序”。

摩根森大学的另一位毕业生,组织理论家 本格雷厄姆 他开发了多流程流程图,该流程流程图用于信息处理,该流程图显示了多个文档及其关系。

业务流程映射步骤

业务流程映射的重要性是什么?

出于多种原因,必须直观地表示企业的运作方式,人们的角色以及企业的责任和标准。

保持合规

它有助于保持公司符合ISO 9001的要求。这是一组确保企业满足其客户需求并符合相关法规的标准。

还符合 2002年萨班斯-奥克斯利法案,也称为2002年《上市公司会计改革和投资者保护法》。这项联邦法律要求所有公开交易的公司都具有透明度和适当的披露。流程文档是此行为的关键组成部分。

帮助入职

业务流程映射对于 新员工入职。有了一套新员工可以遵循的文件化流程,他们的过渡时间缩短了,并且没有’不要花太多时间与其他员工进行培训和其他事情。它还在新员工之间建立了一致的流程和连续性。

加强沟通

业务流程映射也是一种有效地与业务内部和外部人员进行通信的好方法。因为业务流程映射是流程的可视化,所以对于企业中的每个人来说,消化它要比一头漫长的事情容易。

简化审核

使用业务流程映射可以更有效地完成内部审计。他们可以确保工作始终与业务的标准和惯例保持一致。这也导致 流程改进。 一旦记录并理解了流程,就可以对其进行研究,以了解如何进行改进。

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改善解决问题的能力

业务流程映射还可以帮助解决一般问题。它创建了流程的视觉效果,从而使发现冲突更加容易。如果在流程中某处存在障碍,则可视化地图将清楚地说明导致该瓶颈的原因并提供解决方法。

此外,业务流程映射有助于 识别风险 是由可能导致业务面临法律或健康与安全问题的流程引起的。通过展示全局,它还可以帮助企业获得最佳实践。

使用过程映射进行过程改进的主要步骤

流程映射可以帮助实现许多业务目标,从改进流程到培训和工作流程的澄清,还可以满足法规遵从性,内部审核和澄清业务中的角色。通过业务流程映射支持这些目标的步骤如下。

  • 流程识别: 确定您要关注的目标,范围,参与者和工作领域。这可以在三个级别上完成:响应式,用于处理失败或性能不佳的流程;具有战略意义,如进行大修; 以客户为中心,例如寻求更好的客户满意度。
  • 组队: 吸引一群人参与该流程,尽管这也有助于加入高级管理人员,因为他们可以在请求更改时帮助批准。
  • 信息收集: 确定流程后,您必须收集事实,例如谁,什么,何时何地。这是通过收集信息并与进行您要绘制的工作的人进行访谈来完成的。
  • 流程映射: 获取您收集的所有信息,并将其转变为流程图。这可能包括流程或整个工作流程。这包括任务或工作流的每个步骤;流,是任务之间的连接,指示任务的流向;事件,它们是开始,重定向或结束过程的触发器或网关;和参与者,或参与此过程的参与者。
  • 分析: 研究地图,并通过质疑每个步骤的原因来挑战每个步骤。
  • 开发和安装新方法: 在分析确定不必要的工作之后,请查看如何合并,重新安排步骤或添加新步骤以提高效率。
  • 管理流程: 现在,必须维护和存储该过程,而且还必须对其进行例行检查以及监视过程中的更改。

业务流程图的类型

业务流程映射可以通过多种方式完成。每种都有优点和缺点。

处理流程图

过程流程图是最常见的。它们可以手工绘制或在软件中创建。易于使用和熟悉是一个优点,但是缺点是这些类型的业务流程映射缺乏适应和更改流程图的灵活性。

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斯威姆兰图

泳道图的行为就像经典流程图一样,只是泳道图中的每个步骤都由负责它们的不同团队或个人划分。因此,名称泳道(swimmane),如图所示,就像泳池中泳道的泳道。优点和缺点与流程图大致相同。

价值流图

价值流图通常用于精益 六个西格玛 应用程序。一目了然不容易分析。因此,这对于那些希望更深入地了解过程的人来说是一个更大的好处。不建议给人们简单易懂的过程摘要。

国家知识产权局图

供应商输入过程输出客户,或 国家知识产权局,是简化的流程图。它删除了大部分信息,仅关注流程的本质和所涉及的人员。当然,这将提供可以快速理解的概述,但不会提供对流程以及流程如何相互作用的深入了解。

软件

有可用于业务流程映射的软件。这些工具有助于跟踪映射完成后的流程,因此您可以查看其性能以及由于瓶颈,错过的最后期限和其他障碍而表现不佳的地方。使用业务流程管理软件的优势在于,员工还可以使用其他功能来管理其任务和待办事项列表。它还使管理人员可以轻松地监视正在发生的事情。

业务流程映射最好是由企业中的每个人都可以访问的软件,实时更新其状态并为经理提供一个门户来监视和跟踪进度的软件。 ProjectManager.com 是基于云的项目管理软件,具有实时仪表板以跟踪和报告过程,并具有每个人都可以用来促进工作和沟通的协作平台以及看板来创建过程图。 免费试用30天,看看它如何能帮助您今天简化业务流程。

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