什么是看板?

看板是一种可视化的方式来管理任务和工作流程,它利用带有列和卡的模拟或数字板。卡代表任务,而各列则按任务的进度或开发的当前阶段来组织这些任务。

看板(日语中的“广告牌”一词)由丰田在1940年代开发。它最初是用于执行即时制造的调度系统。它旨在通过将供应和资源限制为当前任务所需的资源来提高效率。如今,看板几乎在每个行业中都得到使用,最著名的是软件开发。

团队喜欢使用此系统,因为它具有易用性,可视界面和即时查看每个人正在做什么的能力。它还提供对任务进度以及特定任务是否阻碍项目的可见性。

看板和卡片以改善工作流程

看板的好处千差万别。如前所述,它提供了一种可视化的方式来管理工作流。看板将整个过程放在一个页面或一个屏幕上,因此很容易看到谁在项目周期的哪个阶段进行工作。团队工作可以完全集中在现在需要完成的任务上,从而可以更快地完成工作。

这样可以使工作继续进行而不会中断。当团队成员空闲时,项目经理可以分配工作,而团队成员总是有一项任务需要处理。此过程有助于顺利进行工作,避免出现瓶颈和过多的任务,而这些任务会一次完成太多任务。

看板板:近距离观察

看板板是较大看板系统的一部分。它有助于可视化工作流程,仅保持需要完成的工作,从而最大程度地提高效率。董事会代表整个项目,通常分为三个部分:要做,进行中和完成。

因此,董事会只是项目的一种视图,根据喜好或项目的不同,可以在许多不同的配置中看到它。例如, ProjectManager.com 有一个看板视图,还有一个任务列表,甘特图和日历视图,它们都显示相同的数据,但方式不同。

看板的优点在于其简单性以及以实用的方式描述项目的能力。每列都是项目的一个阶段,因此董事会向团队和经理提供了概览。团队可以看到他们分配的工作,经理可以跟踪进度。

看板卡

看板卡位于看板中,每张卡代表一个单独的任务。每张卡上都填充有与该任务相关的信息,例如其名称和简短说明。他们还将分配给一个或多个团队成员,他们将在截止日期之前负责执行任务。使用ProjectManager.com,可以添加任何支持文件,并且还提供用于协作的注释框。

看板专栏

如上所述,列位于开发板上,是在项目工作流程中分解不同阶段的一种方式。卡片组织在列标题下,并拖到右侧的下一列,以指示它们在生产周期或工作流程中的位置。

软件开发看板的示例图

在制品限制

为了优化效率并避免产能过剩,可以对工作流列的不同阶段中放置的任务数量进行限制。例如,通过限制“进行中的工作”列中收集的任务数量,团队可以仅专注于那些关键任务并更快地完成工作。

看板泳道

看板上的水平车道也可能会有所帮助。它们被称为泳道,可帮助区分不同的活动,团队,服务等。

什么是看板软件?

当然,要执行看板系统,您需要某种看板,但不一定需要数字平台。该结构简单,可以在墙壁和一堆柱子中贴上墙壁贴。但是,正确的 看板软件 可以帮助项目经理及其团队可视化其工作流程,并更好地协作。

看板软件采用看板和卡片的基本视觉方法并将其数字化,因此整个团队现在都可以看到工作流程。它使组织变得更容易,并帮助项目经理和团队更好地管理工作流程。因此,软件实现了不断改进的核心实践。通过软件功能减少浪费并实现流程某些方面的自动化,使团队可以专注于自己的活动。

Project management training video (yacbylvn9m)

看板软件有助于持续改进生产过程。那是因为它添加了一些功能,例如跟踪,限制进行中的工作,报告功能,预测等。

基于Web的看板软件可随时随地访问,从而进一步提高了效率。这对于远程或分布式团队是一个福音,可以使他们保持沟通并促进协作。此外,使用在线软件,更新是即时的,更改会立即生效。由于项目经理和团队能够查看工作流程的实际进度,因此可以提高效率。

桌面版与在线看板软件

您选择台式机还是基于Web的在线看板软件,实际上取决于您(或您的组织)的需求。桌面软件在大型,成熟的组织中更受欢迎,这些组织可能更不愿意更改。而基于Web的软件通常是小型组织,更现代的大型公司和初创公司的首选。

桌面看板软件

使用桌面软件的一些好处包括:

  • 安全: 当在线软件继续变得更加安全时,不受互联网限制的桌面程序将具有更少的入口点。
  • 定制: 通常,与在线程序相比,桌面程序更可能根据您的需求进行自定义。
  • 离线办公: 显然,即使您的在线服务中断,台式机也可以继续工作。

基于Web的在线看板软件

以下是使用在线看板软件的一些好处:

  • 没有安装: 在线软件不需要冗长的安装,并且通常不需要冗长的培训。
  • 订阅模式: 桌面应用程序往往很昂贵,而且价格更高,对于您许可使用它的每个团队成员而言。在线应用程序通常是按需付费,并提供不同的付款计划。
  • 实时数据: 因为更新会立即反映在工具中,所以您知道项目当时的位置,而不是过去的时间—更好的数据,更好的决策。

决定的一部分是个人喜好。即使该行业越来越在线上,有些人可能只喜欢老式台式机版本。

但是,如果您与团队合作,并且他们分布在全国或世界各地,则在线看板软件会消除它们之间的距离。他们可以一起协作,交流和更高效地工作。

看板软件的好处

当您有团队从事项目时,重要的是要引导他们,但不要妨碍他们。看板板为管理人员提供了透明度,使他们可以了解生产周期。他们可以看到任务的位置,并根据需要重新分配资源以保持工作的进行。

团队可以管理自己的任务,计划冲刺,收集待办事项并首先执行优先级最高的任务。他们知道什么时候该做什么。所有这些都通过看板软件实现。看板软件如此重要的一些原因如下。

  • 使任务井井有条
  • 创建定制的工作流程
  • 共享董事会以进行协作
  • 实时跟踪任务的产生

必备看板软件功能

看板软件提供的工具有所不同,因此,当您要使用一种软件时,请确保它具有这些功能。

随心所欲

没有两个项目是完全相同的,执行它们的团队也没有。因此,看板需要使用可自定义的列来体现这种灵活性。您可以根据需要添加任意数量,并根据需要命名。

在ProjectManager.com中自定义看板的屏幕截图

让团队一起工作

无论您身在何处,都可以与您的团队建立联系,从而提高工作效率。共享看板板并能够在卡片上添加注释,为您的团队提供了一个协作平台。获取一个实时工具,该工具还会在任务更新时通知您。

ProjectManager.com团队视图的屏幕截图

将所有重要文件放在一个地方

提供指导可以帮助团队更好地执行任务。能够直接向看板卡中添加文件和图像,使这些指示更加清晰。实际上,拥有无限的文件存储空间将所有项目文档保存在一个位置将是理想的。

ProjectManager.com中附加到项目的文件列表的屏幕快照

轻松整理您的任务

项目有很多任务,找到想要的任务可能很麻烦。如果您为看板卡标记优先级,工作类型,团队等,则过滤任务将显示您想要看到的内容,而无需深入研究工具上的每个文件。

在ProjectManager.com中过滤的看板的屏幕截图

随时查看项目状态

经理们需要监视他们的项目,以保持他们的进度。看板板提供生产透明性,但仪表板可计算其他项目指标。它显示您的支出,项目的整体运行状况,差异,时间等等。

ProjectManager.com中的仪表板的屏幕截图

进行任意数量的项目

某些看板软件一次只能管理一个项目-花费更多。但是您想拥有一个可以处理所需项目的工具。甚至一个项目实际上更像是一堆子项目,您需要一个可以容纳所有子项目的看板工具。

ProjectManager.com中多个项目的列表的屏幕快照

 

如何使用看板来进行项目管理

ProjectManager.com,基于云的项目管理软件,是项目经理和团队的理想看板软件。它使工作流可视化,并具有使分配和执行任务像击键一样简单的功能。

要在ProjectManager.com中使用看板视图, 开始30天的免费试用。然后,上传您的任务列表,或创建一个新项目。请按照下面的分步指南在ProjectManager.com上使用看板。

1.添加列

传统的看板流程分为三列:“要做”,“做”和“完成”。但是,您可以根据自己的工作流程为列命名。您可以根据需要创建任意多个列,以可视化生产的各个阶段。但是,基本上,这是一个从分配到执行到完成的流程。

projectmanager.com的软件中的标准看板设置
ProjectManager.com中的看板

2.添加卡

现在,在“待办事项”列下,将各个任务添加到看板中。这些应具有描述性标题,以便易于理解。

Projectmanager.com软件中的看板卡示例

3.添加描述并分配任务

编写说明以提供任务说明。然后可以将该卡分配给一个或多个团队成员,并可以附加证明文件或图像。这些卡在执行时将移至“正在处理”列,并在完成时移至“完成”列。

在projectmanager.com中分配任务

4.在任务上合作

您可以直接从桌面视图打开任务。在整个过程中,可以在任务级别添加评论,当团队成员在其姓名之前添加@时,他们将收到电子邮件通知。这样可以使每个人都在同一页面上,并可以进行实时协作。

如何在projectmanager.com中进行任务协作

5.展开任务以添加更多详细信息

您还可以扩展卡,以更好地控制任务。在这里,您可以更新工作时间,在任务中创建待办事项列表,添加标签等。您还可以与其他团队成员进行对话,在任务卡上记录所有的交流。

projectmanager.com中的扩展任务,包括评论和附件
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什么是看板系统?

看板系统管理任何生产的整个价值链。即,从供应商到最终客户以及介于两者之间的所有点。

为此,看板不能成为孤立的工具,而必须在整个价值链中持续监控其过程。它一直在寻求改进以提高效率,并使资源与生产需求保持平衡。

例如,瓶颈会减慢生产速度,因为分配给该流程的资源的供应量太少或供应过多。因此,系统正在寻找以更少的交货提前期获得更多吞吐量的方法。在一定的时间里,看板实现了提高生产效率的目标。

看板的4个基本原则

  1. 从您现在正在做的事情开始。不要立即更改流程,而是将看板用于当前的工作流程。随着时间的流逝,变化自然而然地发生,因此不应匆忙。
  2. 进化的变化是渐进的,而不是根本的变化,以免引起团队的警觉或抵抗。
  3. 尊重当前的角色和职责,并允许团队协作识别和实施任何更改。
  4. 鼓励每个人的领导才能帮助保持不断变化的任务,以实现最大程度的改进。

看板的6个核心实践

  1. 通过物理板或软件可视化工作流程。
  2. 限制进行中的工作以使团队快速执行任务。
  3. 通过观察工作和解决瓶颈来管理和改善工作流程。
  4. 对流程策略明确:定义并共享它们。
  5. 具有反馈循环(例如审核阶段),以尽快将最终产品交付给客户。
  6. 保持协作和实验性,以始终追求改进。

看板的历史

看板是由丰田汽车公司在1940年代后期在日本开发的。它最初是由日本工业工程师大野泰一开发的。他们研究了其他库存系统,例如超市使用的系统,并将其应用于工厂车间。例如,在超级市场中,顾客购物是他们所需要的东西,而不是仅仅为了存货而购物。因此,超市库存了它希望出售的东西。

看板方法的创造者大野泰一的图片这使丰田公司开发了一种流程,在该流程中,生产周期被认为是需要立即供应的客户。换句话说,工厂以满足实际消耗量的库存量进行库存。

丰田汽车通过补货周期跟踪消费情况,从而使供应商与消费者之间的链条可见。需求率控制着生产率。到1953年,丰田汽车在其主要工厂机械车间中使用看板进行工作流。

看板最终从日本的工厂转移到精益生产系统和项目管理敏捷方法的全球工具。到2000年,它已成为可视化工作,限制进行中的工作,关注流程并进行持续改进的工具。

敏捷和看板如何一起工作?

在采用敏捷方法进行项目管理时,看板是一种工具。敏捷正在寻求持续的迭代,而看板正在寻求持续的改进。当未设定最终目标并根据项目进展进行调整时,敏捷方法最有效,而看板则致力于减少浪费并消除那些没有增加价值的活动。

敏捷工作通常在不超过两个星期的短时间内完成,而看板也努力缩短周期,因此可以更快地交付其功能。两者都被束缚在不断的沟通中以增强协作。

但是,就质量保证(QA)而言,敏捷直到冲刺结束才对它感兴趣,而看板QA在整个项目的每个阶段都经过测试。另外,敏捷支持迭代开发,但看板不允许这样做。

因此,这两种方法之间有一些共同点,但它们并没有完全统一。

看板vs Scrum怎么样?

敏捷是一种迭代的增量方法,而Scrum是敏捷的一种实现。那么,看板和Scrum如何相处呢?

许多在项目中使用Scrum的团队发现看板是一个强大的工具。 Scrum和看板可以一起工作,尤其是可视化工作流的一种方式。但是它们也互补,因为它们既注重工艺又致力于消除浪费。

但是存在区别:看板中的角色和职责不是像在Scrum中那样预先定义的。 看板不是混乱。它是视觉的,scrum是迭代的。但是,可以定制看板以适合Scrum框架来管理项目,工作流和流程。

谁使用看板?

喜欢看板工作流工具的任何人都可以使用看板。智力的类型多种多样:有些可以通过用手做事来做出更好的反应,有些可以从文本中学到最好的知识,然后还有视觉学习者。那些依靠视觉理解的人将找到看板,以明确,简洁的方式管理工作流程。

在业务方面,虽然该工具已被热爱敏捷开发的科技公司所采用,但几乎所有从事某种项目的公司都可以从看板中受益。这包括医疗保健提供者,尤其是医院,它们是不断流动的医疗设备和材料;从世界各地的丰田汽车到小型工厂的各种制造商,他们可以制作任何小部件;甚至是数字或物理出版商,都可以按计划使用看板来简化生产进度。

投资组合看板板

看板不仅是单个项目制作的可视窗口,还可以用于管理项目组合或程序。投资组合看板比其他投资组合管理工具更易于使用,同时提供投资组合的多层次视图。投资组合看板系统捕获高级战略流程,中级技术流程和团队运营流程。

管理投资组合需要人们观察各种项目如何协同工作以实现组织的目标。通过使用单个看板,您可以创建泳道来跟踪项目组合中的每个项目。您可以快速查看正在进行哪些项目,然后根据该信息对其他项目做出预算决策。

由于项目组合由多个项目组成,因此项目组合中的一个项目与另一个项目之间可能存在依赖关系。使用投资组合看板,您可以使用各种工具来了解这些依赖性,例如水平和垂直车道。

简而言之,看板组合可以调整您的目标并使您能够跟踪它们。它通过消除浪费来帮助投资组合有效地工作,并集中精力在开始新工作之前完成工作。最重要的是,投资组合看板是一种可视化的工作流工具,可以提高投资组合的生产率。

看板认证

虽然看板是一个简单的工具,但了解其中的实践,概念和度量标准只会加深使用此工具的影响。因此,具有一定专业知识的从业人员很自然地希望将知识传授给看板新手。

认证不仅仅是响应一个人的学习愿望;经理还需要雇用具有适当技能的合适人员来为团队服务。从某种意义上讲,认证是组建团队的捷径,因为它将那些获得认证的候选人从更大的团队中带出。

因为看板适合敏捷框架,所以特别适合于Scrum团队,因此毫不奇怪 Scrum.org 向专业Scrum提供看板I级(PSK 1)评估。该课程不是Scrum认证的必需课程,但是建议您加强诸如看板实践,敏捷度量和Scrum框架等主题领域。

Scrum学院 还提供了看板证书,证明“精通看板操作管理以及看板软件开发和交付框架。” Scrum学院提供两种认证,即看板专家和认证的看板项目经理认证计划。

看板可以用于个人任务管理吗?

看板是一种多功能工具,可以 适用于自己的个人任务。放眼企业之外,很少有人会使用看板作为组织家庭的手段。但是,它可以用作获取杂货,做家务并确保孩子按计划上学和进行任何课外活动的动态工具。

但是回到以个人工人为基础的行业,无论是否在组织中雇用看板,他们也可以从中受益。每个工作的人都有责任将事情做好。这只是说他们有任务的另一种方式。可以将任务放在看板上,并在确定,执行和完成过程中移动任务。

将看板视为一个超级任务列表,它可以使您专注于手头的工作而不会丢失较大的画面。如果您的公司未使用看板,则可以。当他们看到您如何出类拔萃并提高工作效率时,他们很可能也会上班。

因此,今天就注册ProjectManager.com,开始做更多的事情。

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