什么是项目管理?

要定义项目管理,必须定义一个项目。任何有开端,完成并产生可交付成果的东西都是一个项目。因此,项目管理是一种计划,监视,控制和报告(即管理)项目的方法。

好多啊。实际上,项目管理是一个笼统的术语,涵盖了许多相关学科,例如计划,调度,任务管理,资源管理,风险管理等等。

负责监督项目的人是项目经理。他们制定了一个满足利益相关者期望的计划,并组建了一个项目团队。然后,项目经理监视和控制项目的执行,直到产生可交付的质量。这通常是借助项目管理软件来完成的。

什么是项目管理软件?

项目管理软件 是一个平台,可帮助经理计划,监视和报告项目;它也可以帮助团队管理工作并进行协作。优秀的软件可以为项目团队提供支持,因此他们可以管理成功项目的所有细节。

如果您在项目方面需要帮助,并且正在寻找更好的方式来管理任务和团队, 立即免费试用ProjectManager.com。我们屡获殊荣的项目管理软件具有全套工具,例如甘特图,看板和仪表板,因此可以在预算范围内按时完成项目。

ProjectManager.com是屡获殊荣的项目管理软件

项目管理生命周期

因为项目有一个开始,一个中间和一个结束,所以它们都经历了一系列阶段。如果您掌握了这五个阶段,那么您将对项目管理的全部内容有很好的了解。

以下概述了五个阶段。

引发

这是您项目的开始阶段。您提出了构想,并整理了项目章程,该文件准确地列出了项目将要交付的内容以及您将如何到达那里。 (下载一个 免费的项目章程模板 并节省一些时间)。

项目的此阶段在项目启动会议上达到高潮,在此会议上,您将团队,利益相关者和其他相关方召集在一起,以定义项目目标,进度表和流程,例如沟通方式和沟通链。

规划

下一阶段是计划工作,方法是将工作分解为较小的块并估计每个工作需要多长时间。此输出是您的项目计划,通常会在 甘特图,代表任务的顺序以及它们如何相互依赖。这给你一个 路线图 直到项目完成为止的工作。

执行中

这是大部分工作发生的地方。现在您有了一个计划,您可以执行该计划。在此过程中,您将监视和控制工作,以确保您在预算,进度和质量绩效方面保持正常。

您还将努力确定和减轻风险,解决问题并进行任何更改。项目经理的大部分工作都在此阶段进行。

闭幕

需要认真关闭项目工作,以充分利用已取得的成果并确保 得到教训 被传递给将受益的团队。在此阶段,您将获得用户对已完成工作的认可,完成所有最终文书工作并报告,并将所有可交付成果移交给其他团队,例如运营管理团队。

如何管理项目:分步指南

项目管理生命周期是每个项目所学课程的高级视图。但是,除了这五个部分之外,一个项目还有更多的内容。

遵循这些步骤,您就可以管理项目的精髓。

启动阶段

文献资料

每个项目都有必须认真完成的文档,然后该项目才能开始。例如,有一个 商业案例,其中列出了需要该项目的原因以及投资回报率。还有一个 可行性研究 在考虑组织资源的情况下确定该项目是否可行。

考虑到执行项目之前需要的文书工作量,更不用说在项目执行期间要收集的所有文档以及在关闭项目后需要存档这些文档,拥有一个可以收集项目管理软件的关键所有这些文件,并使其易于访问。

组装项目团队

您需要资源来执行任何项目。在制定项目进度表之前,您需要创建一个具有项目所需技能和经验的项目团队。这包括创建工作描述,目标是什么以及他们在项目中的职责。所有这些信息都可以稍后放入您的项目管理软件中。

将您的团队加入ProjectManager.com

设立项目办公室

项目办公室通常是为项目经理设置的物理空间。确定将在何处是项目启动阶段的一部分。不仅项目经理,而且所有支持人员都将位于此空间中。因此,需要建立项目办公室的基础架构,其中包括拥有项目管理软件和项目所需的任何设备。

策划阶段

创建任务列表

任务是小项目,这些小项目构成项目的最终交付成果。他们本质上是小项目。您可以通过将最终项目的可交付成果放在项目列表的顶部来制定任务列表。 工作分解结构,这是一个树状图,可帮助您映射完成项目的路径,而不会遗漏任何重要步骤。

此时,您有了任务列表并可以设置优先级,因此可以按高,低或中筛选任务。

带有列表视图的任务管理软件

制定预算

任务要花钱。他们需要团队成员执行和其他资源,其中可能包括材料,工具等。预算是一种用于 估计费用 该项目。

有了计划的预算后,可以将其添加到ProjectManager.com,然后可以将其与执行项目时的资源实际成本进行比较。该数据可传输到报表和实时仪表板,因此,如果费用激增,您将永远不会措手不及。

风险管理计划

如果只有该项目符合您的计划。但是事情发生了,总有变化,有些变化在您的控制范围内,而另一些则在它的外部。在开始一个项目之前,您需要尝试识别风险并进行评估。 风险管理计划 监视并快速响应他们。

沟通计划

良好的沟通意味着成功的项目。弄清楚 沟通计划 到位意味着您已针对需要及时了解信息的人员,他们所需的信息水平,频率以及获取方式。

制定项目时间表

由于甘特图的布局方式,是项目经理计划项目的首选方法。甘特图就像电子表格一样,具有时间轴的优点。它们不仅列出了您的所有任务,而且还跨时间线绘制了这些任务的图表,因此您可以一目了然地看到整个项目。

有些任务在开始或结束之前就依赖于其他任务,这些任务依赖关系会在项目稍后产生瓶颈。通过在甘特特上链接它们,您就可以避免降低进度。项目也可以按里程碑,菱形符号进行划分,这些符号分别指示一个阶段的结束和下一阶段的开始。

来自ProjectManager.com的在线甘特图

分配任务

任务只是想法,直到交给团队成员完成。您计划中进行的所有准备工作都取决于将任务分配给团队,以便他们可以完成被雇用的工作。

执行阶段

任务管理

为了确保正确完成任务,必须从计划到完成的每个步骤对其进行管理。这涉及监视和报告,以确保任务在计划时间表的时间范围内正在执行。项目经理和团队成员需要管理他们的任务。任务列表和看板是两个流行的任务管理工具。

看板任务管理委员会

时间管理

计划好计划后,您必须在项目执行过程中对其进行监控,以确保计划保持正确。有效 时间管理 意味着更高的生产率。您已经设定了目标,优先级和截止日期,现在在执行项目任务时,确保这些日期与您的时间表匹配至关重要。

成本管理

正如您计划时间表一样,您也计划了预算。但这并不意味着您的工作已经完成。谁都知道有钱包,钱就有消失的趋势。您必须控制项目成本并使它们保持在商定的预算范围内。

您的 预算 是衡量项目期间实际支出的基准。有几种方法可以跟踪您的实际支出。这里有甘特图,它可以追踪您的实际支出,因此您可以将其与预算进行比较。

ProjectManager.com的甘特图可以跟踪成本

质量管理

您可以在预算范围内按时生产可交付成果,但是如果缺乏质量,则该项目将无法成功。因此,您需要确保满足利益相关者对质量的要求。

在执行项目时,要保持可交付成果的质量,就意味着需要使用诸如ProjectManager.com之类的工具来监视过程。我们的 仪表板 可为您提供六个指标以进行实时跟踪,因此,当出现问题时,您可以快速捕获并快速解决它,以保持可交付成果的质量。

ProjectManager.com实时仪表板

更换管理层

从广义上讲,变更管理是一个用于改进组织中的业务流程,预算分配和运营的过程。但是,当应用于项目管理时,重点将缩小到项目本身,并在执行阶段控制范围的变化。

采购管理

无需购买,租赁或与外部资源签约即可完成的项目很少。此过程称为采购。管理与供应商和供应商的各种关系 采购管理 关于一切。

资源管理

资源是完成项目所需的一切。其中包括您的团队,耗材,设备,材料等。其中包括团队的角色和职责,他们需要什么以及他们将在哪里工作。

合作

一旦开始执行项目,规划便会带路,但是团队成员需要拥有可协同工作的工具,以便他们保持密切的沟通。这导致更高的生产率。通过团队建设练习和工具可以促进协作,无论团队成员在同一办公室还是在远程工作,这些工具都可以使团队成员联系起来。

在ProjectManager.com中轻松协作

监控& Control

在执行项目时,您将不断从各个角度监视其进度,并尽最大努力控制流程以维护项目计划的进度和预算。可以将这种技术总结为不断检查项目的实际性能与计划的性能。发生异常时,您可以迅速捕获并修复它们以保持控制。

有许多 项目控制,例如项目策略,方法论,风险管理,质量和资源,仅举几例。

报告中

报告对项目有双重影响。一是它允许项目经理跟踪进度,二是在演示过程中为利益相关者提供数据,使他们保持联系。 项目报告 可能因任务进度,差异和成本而异。

有关于项目和项目组合状态,时间表,工作量和分配的报告。您甚至可以跟踪费用。可以自定义所有报告以仅获取所需的数据。

快速制作项目报告

结束阶段

转移可交付成果

您的项目是关于产生可交付成果的。这标志着项目执行的结束和项目开始的结束。因此,请确保您已识别,完整并已将所有可交付成果移交给适当的参与者。

确认完成

每个人都唱歌之前,一个项目还没有结束。您需要获得所有利益相关者,客户甚至团队的确认。这意味着需要签字,这样就不会造成混乱和最新的变更请求。

可以在文件部分中将这些签字文档添加到ProjectManager.com中,也可以将其附加到相关任务中。现在,您有了数字纸轨,可以确保每个人都同意。

查看文件

通常,项目经理负责检查所有合同和文档,以确保一切正常并已签字。有时,在大型组织中,有专门的管理员来完成这项工作。不管是谁做,确保每个点都被点缀和交叉的重要性不能被夸大。

发布资源

在真正完成项目之前,您必须正式释放团队,所有合同工,租金等。制定适当的流程来通知并确保每个人都已付款。

做一个后期的

验尸是指您查看完成的项目并分拆流程以记下哪些有效,哪些无效。这是为下一个项目重复成功和修复错误的好方法。另外,别忘了与您的团队一起庆祝。他们应得的。

三重约束

如果不提及项目管理,就不会有完整的项目管理指南。 三重约束。项目管理中的三重约束是指时间,范围和成本。时间是您的日程安排,范围是实现项目目标并花费财务或项目预算所需的任务。

您可以看到这对任何项目都非常重要。这个三角形的三个点总是相互影响。如果您在时间上遭受挫折,那么您将不得不调整范围或成本。其他观点也是如此。

任何项目的成功都取决于这三个支柱。尽管管理三重约束并不能确保项目成功,但还有许多其他因素在起作用,但是这三大巨头必须加以管理,否则会遇到麻烦。

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项目管理工具

我们不再与亨利·甘特(Henry Gantt)处在同一个世界,在那里,项目进度表都是手工精心制作的。从那时起,我们都将不胜感激,项目管理工具已经发生了巨大的变化。

如今,有大量的在线和移动项目管理工具可用来帮助您管理项目。

甘特图

在线版本与钉板上的乐高积木相距甚远。今天的甘特图是互动的和协作的。但是它们保留了其基本结构,即左侧的电子表格和右侧的时间线。任务列在左侧并填充时间线,状态栏从开始日期到结束日期。它们用于计划和安排项目。

但是,甘特图还可以做更多的事情,例如ProjectManager.com上的在线甘特图,它允许您设置里程碑,分配和链接依赖的任务,这样,如果一个任务的日期发生变化,则所有下游任务都将调整为好。拖放即可轻松完成编辑。

使用ProjectManager.com的在线甘特图跟踪进度

仪表板

仪表盘的制作既简单又复杂。本质上,仪表板是项目数据点的汇总,例如预算,任务状态,团队工作量和总体计划状态。它提供了项目及其进度的高级视图,并通过多个指标进行了映射。

仪表板是使项目干系人保持最新状态的理想工具,因为他们通常不希望详细介绍。这样,您就可以知道仪表板是最新的。一些仪表板必须手动组装一堆不同的报告,然后将它们编译到另一个程序中以“创建”仪表板。

ProjectManager.com项目组合仪表板

任务列表

项目管理工具用于管理任务,在项目过程中分配和跟踪任务,以确保它们满足项目进度表的要求。一个好的项目管理工具将使团队对他们的任务有更多的控制权,而经理们则对过程更加透明。

ProjectManager.com允许团队仅查看其任务。然后,他们可以监视即将执行的任务,在完成任务时更新任务,并根据需要将注释发送给团队负责人。无论是在同一屋檐下还是在远程工作,ProjectManager.com均可促进团队协作,从而使他们可以更高效地协同工作。

我在ProjectManager.com上的工作

项目日历

项目日历是跟踪截止日期和项目中其他重要里程碑的好方法。它与项目进度表及其时间表紧密相连。日历还可以标记假期,休息日,假期和其他计划资源。

日历项目视图ProjectManager.com

看板委员会

看板是一种可视化的工作流程工具,是即时精益制造方法的一部分。这意味着只有在准备好资源和能力后,工作才准备就绪。

看板是由一块板组成的,板上有代表生产周期的栏和位于这些栏下代表任务的卡片。然后,随着工作的安排,执行和完成,卡片在各列之间移动。看板提供透明性并使团队专注于手头的工作。

ProjectManager.com看板板项目视图

工作量工具

这是已分配的工作量。但是工作量通常分布不均,其中一些会首当其冲,而另一些则相对闲置。这称为不平衡工作负载。在分配任务和执行任务时,了解每个团队成员负责多少工作非常重要。

ProjectManager.com通过其工作负载页面,团队可用性和进度的彩色编码视图解决了这一问题。团队负责人可以决定某个人是超额分配还是分配不足,然后从该页面调整他们的工作量。

ProjectManager.com的工作负载管理

资源管理软件

资源是项目所需的一切。这意味着工具,设备,物资甚至人员。管理资源,以便在需要时可用,这是项目内的一个项目,尤其是在与外部供应商和供应商打交道时。因此,您需要一个工具来跟踪这些资源,它们的成本以及项目中何时需要它们,然后协调所有这些以与您的计划一起使用。

团队可用性ProjectManager.com

时间表

跟踪团队成员或承包商的工作时间是项目经理的职责之一。他们需要一种可以跟踪小时数,然后将其提交批准的工具,以确保每个人都能按时完成他们的工作并得到报酬。

ProjectManager.com时间表

协作工具

协作只是为了提高效率和生产力而共同努力。当每个人都在同一个房间里时,可能很难受,更不用说在不同时区了。

无论您的团队有很多远程工作人员还是外部客户,还是主要在公司内部,使用协作工具都可以大大减少电子邮件时间,并有助于保持重要的项目与项目的沟通。这在进行项目验尸时或仅在较大项目上搜索必要的项目文件和对话时特别有用。

ProjectManager.com通过文档共享,聊天和评论等功能促进协作。

ProjectManager.com合作

项目管理角色

项目不仅仅是工具和阶段:人们可以实现项目。这些人有特定的工作要做。定义好这些角色后,项目才能发挥最佳效果。尽管有一些项目管理方法可以增加流动性,但是这些是项目的主要角色:

项目资助

这是负责结果的人。他们通常是想出该项目构想的高级经理,他们的团队将从中受益。例如,销售总监将赞助一个项目,以介绍一种新的在线销售工具。

最终,他们代表了项目的客户。根据组织的不同,可以有不同级别的项目发起人,例如执行项目发起人。

专案经理

这是负责领导团队和组织工作的人。在更正式,结构化的组织中以及在更大,更复杂的项目中,项目经理通常是经过认证的。

在更多的非正式组织中,项目经理不需要认证。项目经理负责计划,监视和报告项目,包括资源计划,成本估算等。

供应商

有人在做这项工作,可能是内部供应商,例如开发团队或外部承包商。供应商在项目团队中的主要联系人是技术专家,客户经理或项目经理。

队员

这是负责完成项目一部分的人员。团队成员是熟练的专业人员,他们致力于为项目目标做出贡献。

他们的任务是完成可交付成果,并与用户一起确定他们的业务需求以及如何满足他们的需求。通常,他们也要负责记录过程。

利益相关者

这是一个在项目中具有既得利益或“利益”的人或团体。它可能是组织内的内部团体或机构,也可能是公共工程项目的公众。

项目经理通常会在项目的整个生命周期中与利益相关者进行沟通,并在管理他们的期望的同时寻求有关项目可交付成果和绩效的反馈。

客户群

这是为其交付项目或项目的关键组成部分的团体或个人。

项目管理流程

项目管理中的角色是负责流程的人员。尽管我们较早地谈到了这个话题,但它仍应引起我们的密切关注。流程是生命周期的基础,并可以帮助您在整个生命周期中完成工作,直到完成目标。

您将一次又一次看到项目管理流程:

  • 风险图标风险管理: 风险管理流程可帮助您确定可能会使项目偏离正常轨道的情况,然后定义应对措施,以便制定应急计划。

    通常,这是在较大的项目上完成的,而不是较小的项目。尽管即使是小型团队,与团队进行短暂同步以帮助确定计划中的潜在问题也将有助于防止意外情况并制定行动计划,以防万一。

  • 问题图标问题管理: 问题是已经发生的问题(不同于风险,因为还没有发生)。问题管理是您在项目上出现问题时如何对其进行处理的方法,因此有必要弄清楚问题的解决方案,因为事情肯定会出错。

    该过程将涵盖需要通知的人员,您如何决定下一步的操作以及谁有权采取行动。

  • 变更图示更换管理层: 每个项目都有变化。有时是因为一开始对目标的定义不是很明确。或者因为业务策略已更改,并且需要相应地更新项目。变更过程可帮助您以最小的麻烦将这些合并到项目计划中。
  • 采购图标采购管理: 许多项目涉及与供应商的合作,通常围绕着您与供应商的接触和契约的过程,以便每个人都知道期望什么以及您从中获得的收益。
  • 通讯图标通讯: 是的,沟通是一个过程!您必须确定谁需要什么时间以及哪种通信方式最合适。沟通计划将帮助您做到这一点。

专家提示: 如果您在项目上不做其他任何事情,请确保您制定了沟通计划并进行了实际沟通!这是保持项目绩效的最快,最有效的方法。

这些是最常见的流程,但是您也可以创建内部定制流程来帮助您应对组织的怪癖。关键是要确保您每次都不会从头开始,并且正在将标准化引入尽可能多的项目管理方式中。

项目管理方法论

为了避免重蹈覆辙,多年来,人们提出了一些久经考验的方法来完成项目工作。以下是一些常见的项目管理方法:

瀑布

瀑布模型是交付工作的线性方法。您提出了需求,将设计放在一起,构建解决方案,测试并实施它,然后将其移入维护阶段。

适用于: 需求明确或在此过程中预期变化不大的项目。

避免在以下情况下使用: 您真的不知道如何获得最终结果,要求也不明确。

敏捷

敏捷通常用于软件项目中,但在其他类型的项目(如市场营销)中却越来越普遍。它涉及称为“冲刺”的短时间迭代工作。工作是有时间限制的,在移至下一组要求之前,团队会尽力而为。

适用于: 您想要合并快速成功并进行迭代构建的项目。

避免在以下情况下使用: 您在传统环境中工作,而对敏捷方法的更改尚未完成甚至无法理解。

自从“精益”问世以来,精益在最近已经具有两方面的意义。 精益创业运动,它偏向于采用迭代方法进行产品开发,并涉及尽早吸引最终用户,并经常就项目交付情况提供反馈。

传统上,在项目管理中,精益项目管理是一种消除过程中的浪费并确保相关人员有效地协同工作的方法。它简化了团队之间的交接,消除了停机时间。精益工作的一个共同特征是一次只能在一个项目上工作。

适用于: 需要重点关注的过程改进项目和关键计划。

避免在以下情况下使用: 我们不确定!尝试使所涉及的过程尽可能简单易用,可以使每项工作受益。

如何成为项目经理

项目经理是领导者。他们需要激励团队,并计划,监视和报告他们的进度。这项工作需要很多工作。他们必须具有较强的沟通能力,并且能够与利益相关者和项目团队建立清晰的联系。

正式的项目经理通常通过美国PMI或英国PRINCE2之类的机构进行认证。认证后,他们需要通过接受额外的培训来收集目标数量的培训来维持认证。 专业发展单位(PDU).

如前所述,最近,认证项目经理的资格标准已经扩大到包括更多的领导能力和业务技能。可以在以下位置找到PMI的认证和PDU标准 项目管理知识体系指南(PMBOK®指南)–第六版, 或在他们的网站上。但是,如果没有正式的认证培训,可能很难掌握项目管理的技术方面。

但是认证并不总是必需的,它可以是职业生涯后期获得的东西。大多数项目经理通常以业务管理学位开始,但并非总是如此。经验往往胜于学位。例如,如果您正在领导一个创意项目,那么与艺术相关的学位可能会更合适。

在薪金方面,项目经理的年薪可从100,000美元以下至近200,000美元不等。这取决于许多因素,包括位置,学历,经验,表现等。

项目管理的历史

您可能会认为项目管理是一门相对较新的学科,但是实际上,从中国长城到来,罗马渡槽到来,吉萨金字塔到来之前,人们就一直在管理项目。认为金字塔是临时建造的,这是不可想象的。相反,您可以打赌,这里有计划,时间表,团队,预算以及我们今天公认的项目管理所有内容。

飞速发展了两千年,1950年代真正开始出现更标准化的项目管理学科。到那时,许多行业已经实施了管理和制造的结构化流程。亨利·甘特的 甘特图 已经被使用,并且成为调度的流行选择,Dupont Corporation通过开发 关键路径法 在1957年,它帮助人们了解了计划中的哪个任务在日期附近的灵活性最小。

从1950年代开始,人们进行项目管理多年,经常使用自定义方法和自行设计流程。那改变了 项目管理知识体系指南(PMBOK®指南)项目管理学院(PMI) 被认可为 美标 虽然PMI早在1969年就已成立,但它在1998年成为标准。

最近几年,项目管理也发生了巨大变化。一方面,现在有一个 ISO标准 项目管理标准(IS21500)于2012年发布。但是,最大的变化是从学习进度安排和管理项目的技术技能转变为人们对项目至关重要。

项目管理的知识库不断增长。在2017年版 PMBOK指南 (第六版)有一个关于控制资源过程的部分,以及关于监视和控制项目工作,控制进度,控制成本,控制质量和控制采购的更新部分。

2016年,PMI为PMP认证和PDU要求引入了一套全新的能力,称为 人才三角。传统上,专业项目经理(PMP)需要展示技术项目管理中的核心技能。现在,他们需要证明自己在业务管理中的更广泛技能,例如战略和客户关系,或者领导技能,例如教练和情商。现在,当今的项目经理面临的挑战是像小型首席执行官一样,具备在整个项目范围内的战术和战略能力。

项目管理:开始的结尾

就是这样。并不是的。正如您所聚集的,项目管理是一项庞大的工作,由足够复杂的学科组成,可以提供终身学习。任何认真从事项目管理的人都知道,我们已经触及到了冰山一角。我们没有涉及或只是表面地介绍了很多项目管理。

但是,现在您知道了使项目管理产生影响的原因,并且如果您对此感兴趣的话,那么这项技能将不可避免地使您着迷和沮丧。不过,我们可以保证的一件事是:您永远不会感到无聊。只是不要自满。总会有更多的东西要学习。保持好奇心。以下是来自广泛的ProjectManager.com资源库的一些链接,这些链接将带您进入项目管理之旅。快乐的足迹!

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