顺利召开虚拟会议的7个技巧

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虚拟会议在我们数字连接的世界中很普遍。 无论是用来连接来自不同国家的团队,还是用来带来 在家工作的员工 一起召开电话会议,虚拟会议对于公司的成功至关重要。

就像发条一样,几乎每个虚拟会议似乎都遇到了某种问题。常见的限制条件包括:“进行此视频通话需要输入什么代码?”或“我的麦克风是否正常工作?”

为了帮助您避免常见问题并确保您充分利用虚拟会议,我们汇总了七个技巧,以帮助您和您的团队。但是,在我们进入技巧之前,让’迅速了解什么是虚拟会议,以及为什么您可能选择与您的团队进行虚拟会议。

什么是虚拟会议?

虚拟会议是分散的人们的聚会,它使用技术而不是物理会议场所来连接参与者。虚拟会议使用数字工具,例如视频会议, 项目管理软件 或聊天软件将人们联系起来,以便他们可以实时交流和合作。

虚拟会议将出于便利或必要的考虑而发生。有时,团队发现更轻松地参加虚拟会议,而不必离开办公桌和开会来打乱一天。在这种情况下,虚拟会议浪费的时间更少,使员工可以保持更高的生产率。

有时,虚拟会议是与团队联系的唯一方法。这可能是由于劳动力分散或您的公司拥有 远程员工。在这种情况下,工作人员实际上会聚在一起,以保持彼此同步。虚拟会议甚至允许团队和位于不同时区的员工彼此无缝连接,否则就无法实现。

成功召开虚拟会议的提示

虚拟会议的成功取决于许多因素。其中一些可能无法控制,例如您的Internet连接。如果您的连通性很差,那么您的会议将会成功。因此,首先要解决一些基本的管道问题。一旦您’重新准备虚拟开会,然后确保按照以下步骤操作。

1.选择合适的虚拟会议软件

组织虚拟会议时要做的第一个也是最重要的决定是回答以下问题:“我们将如何开会?”虚拟会议可以像群组电话一样简单,也可以像具有共享屏幕的工作会议一样复杂。

因此,您将需要选择一种可以让您的团队满足要求的技术。它应该为您提供实现会议目标所需的所有必要工具。

主持虚拟会议的方式有很多,但以下是当今使用的一些最受欢迎的虚拟会议平台:

选择虚拟会议软件时,很可能会选择免费的工具,但请不要在这里偷工减料,这一点很重要。您选择的平台将影响团队的沟通方式以及会议的效率。

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例如,许多团队尝试使用Zoom的免费版进行视频会议,后来才得知通话时间有限,参与者有限且没有密码保护(这导致一些令人尴尬的访客随机参加会议的故事) 。这些局限性可能导致头痛和浪费时间,因此’最好为您的团队支付不可或缺的工具。

2.所有团队成员在加入前进行测试

重要的是,参与即将举行的虚拟会议的每个人都必须注册,安装和测试将要提前使用的软件。虚拟会议经常出现的一个主要问题是技术问题。

如果团队成员不知道如何登录或如何使网络摄像头正常工作,则整个会议可能会延迟。这些技术上的障碍会导致团队成员的挫败感和生产力的损失。每个人都应该参加虚拟会议,确切了解如何有效地参加会议。

3.创建议程

除虚拟会议外,本技巧还适用于任何类型的会议:始终在会议前准备议程。您的议程应列出将要讨论的特定项目,以及会议中应交付的所有成果。每个议程都应有时间限制,并且需要仔细观察时间。

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持续两个小时的30分钟会议没有什么比这更糟糕的了,尤其是当会议原本可以在30分钟之内完成时。日程安排可帮助您坚持计划,以免团队成员因浪费时间而灰心丧气。一个好的经验法则是:如果没有议程,就没有会议。

4.发出邀请和议程

准备好议程后,将议程和活动邀请发送给将参加虚拟会议的所有团队成员非常重要。这应该在会议开始之前做好,以便团队成员有足够的时间准备。

发送虚拟会议活动邀请时,一个重要的考虑因素是团队成员的时区。与分布在不同国家和时区的远程团队合作时,协调会议会变得更加困难。

与在家工作的员工会面时,这也是一个重要的考虑因素,因为他们的日程安排可能不像办公室员工那样严格。明确 在家工作政策 可以帮助巩固时间表。

5.使用破冰船(适当时)

与传统会议相比,虚拟会议的召开可能会更加困难,因为与会人员通常需要花费几分钟的时间来细微入微,并设置好自己的技术。您不必在最初的几分钟内浪费宝贵的闲聊时间,而是可以 运行破冰船 鼓励团队更好地了解彼此。

爱他们或恨他们,但是破冰船已被证明有助于团队凝聚力和团队合作。但是,对于一些更严肃的虚拟会议,破冰船可能不合适。在这些情况下,最好继续前进并在会议邀请上列出的时间开始会议。

6.合作

在所有会议中,有些人会自豪地大声说出来,而有些人会高兴地坐在后座上只是为了听。在面对面的会议上,很容易阅读会议室并鼓励安静的团队成员发言,以促进团队协作。

但是,在虚拟会议中可能会更加困难。您需要始终知道谁在通话中,以及谁可能需要一些鼓励才能说出来。请特别注意虚拟会议的成员,他们可能需要一些鼓励才能参加。如果可能,请准备好所有虚拟会议参与者的列表,以便您可以根据需要快速呼叫团队成员。

7.寄出总结笔记

虚拟会议结束后,您应该立即做的最后一件事,也许是最重要的事情。会议结束后,请从会议中收集所有笔记并与整个参与者团队共享。

一种简单的方法是从原始会议议程开始,然后为每个订单项添加注释。我们完成了此订单项吗?谁负责该订单项的后续跟踪?

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对于整个团队来说,重要的是要参加每次虚拟会议并提出行动项目。如果您的会议没有采取任何行动,那么您可能需要考虑会议是否是必要的。

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