如何创建项目建议书

ProjectManager.com

使您的项目建议成为现实。 借助ProjectManager.com的管理工具,您可以确保按照您的要求准确执行项目建议。

获得30天免费试用

项目建议书概述了您的项目’的核心价值主张。 它向内部和外部利益相关者出售价值。该提案的目的是吸引利益相关者和项目发起人的注意。一旦有人’注意,下一步就是让他们对这个项目感到兴奋。

吸引正在编写提案的人员的头脑至关重要:您需要像项目一样思考’的利益相关者提出满足他们需求的提案。

我们创建了一个免费的 项目提案模板 帮助构建文档,所以您不必’不必每次都记住该过程。

撰写项目建议书时要考虑的问题

需要考虑几个关键的运营和战略问题,包括:

  • 三重约束: 我们该如何解决 三重约束 范围,时间表和成本?
  • 核心问题: 我们的核心问题是什么’re trying to solve?
  • 资源: 有哪些可用资源?
  • 时间线: 什么 时间线 我们在里面工作吗?
  • 预算: 我们必须使用什么预算?这如何影响我们的目标设定?
  • 战略目标: 客户的战略目标是什么?我们的建议与这些目标如何匹配?
  • 负责方: 谁负责项目?他们的目标和动机是什么?
  • 客户利益: 客户将如何从我们的项目完成中受益?他们的主要目标是什么?
  • 项目交付& Success: 如何衡量项目的成功?我们的利益相关者期望在关闭时看到哪些可交付成果?

所有项目提案都有六个构成提案的元素’s foundation. Let’看看下一个。

项目提案要素

这六个要素是精心构建的项目建议的基础:

  1. 执行摘要:执行摘要 吸引观众的注意力。目的是让他们对您的项目感到兴奋’re proposing. It’s essentially the “elevator pitch”该项目。它应该简短而切合实际。摘要应具有描述性,并描绘出客户成功的模样。最重要的是,它应该激励客户;毕竟,目标是使他们在虚线上签名,以使项目进展顺利!
  2. 历史: 历史部分概述了以前成功的项目。它还概述了本可以运行得更顺利的那些。这样,本节建立了先例。即,使用先前项目中的信息如何使下一个项目更有效。
  3. 要求: 需求是项目所需的项目,材料和资源。本节应涵盖内部和外部需求。
  4. 解: 解决方案部分介绍了您的项目将如何解决客户问题’的问题。因此,本节包括 项目管理技巧,您的团队将用来有效工作的技能和程序。
  5. 授权: 本节介绍了项目团队中的决策者。它还涵盖了哪些利益相关者对客户具有签署权限’s side.
  6. 附录: 项目提案中未包含的信息是附录的一部分。它’项目的许多更有趣的细节所在的位置。还有’团队成员和利益相关者可以深入了解更多信息。

项目建议书格式& Best Practices

在制定项目建议书时,您应包含求职信,目录,执行摘要,项目描述(包括背景和目标),项目计划,涉及的人员以及以何种身份进行项目,如何对其进行监控,预算提案以及其他附件。

项目建议书的类型

就建议书的类型而言,您可以拥有正式或非正式请求(根据请求提出),未经请求的请求(例如为获得项目而进行的冷呼尝试)或延续(继续一个已经批准的建议)。也可以有续订提案(完成后,您主张继续提供支持)或补充提案(例如,请求额外的资源)。

项目提案提示

无论您正在处理什么建议,都有一些技巧可以作为所有人的最佳实践。上面我们为您的项目建议书建议了一种格式,该格式将有一个目录,这意味着它会长很多页,最理想的情况是将建议书最多保留一到两页。请记住,您试图赢得利益相关者,而不是让他们感到厌烦。

谈到利益相关者,进行研究。您想解决正确的问题。没有必要做所有必要的工作来编写出色的建议,只是将其定向到错误的人。但是,无论谁打算阅读它,他们都应该能够理解该建议。保持语言简单直接。

在写作方面,请专业人员。如果结构不佳,错别字或难以理解,甚至像提案这样的业务文档也将遭受损失。如果您不想雇用专业的商业撰稿人,请确保您有团队成员来复制编辑和证明文档。对它的关注越多,最终版本的错误就越少。

当您希望使建议简短而甜美时,可以通过在附件中添加客户推荐来帮助您提高锅的甜度。没有什么比寻找客户的产品或服务的客户群卖得更好的了。

使用看板委员会计划项目建议

ProjectManager.com 使您可以在我们的软件中计划投标。您可以更新项目建议书的任务,以表明事物的立场和立场 ’尚待完成。这些列使您可以按部分组织建议,创建各种工作分解结构。

跟随该视频一起有条不紊地完成提案的所有步骤,并确保涵盖所有细节。看完之后,请继续阅读以回顾关键方面。

Project management training video (cjzo4isnkp)

在制定项目建议书时,记住目标受众至关重要。您的听众包括那些对该项目感到兴奋的人,并将完成看作是对其组织的收获。相反,您的听众中的其他人将项目视为痛苦,这是他们不应该做的事情’期待。为了让双方都满意,它’对于保持语言的真实和简洁至关重要。

我们的 看板 帮助您思考该语言,并在必要时与其他团队成员进行有效的协作。每张卡片都显示了完成的百分比,因此每个人都知道完成的工作以及什么’s left to be done.

项目提案看板示例

从上面的董事会可以看到,执行摘要的工作已经开始。简介,目录和公司角色部分已完成,并且在此处’这是“说明问题并推荐解决方案”任务的良好开端。

下面的屏幕截图显示了如何将文件添加到卡中,并对添加的文件发表评论。在这种情况下,埃里克·罗萨里奥(Eric Rosario)添加了项目建议书目录,克里斯(Kris)留下了一条便条,已在9/6上添加:

附有文件和注释的示例项目提案看板详细卡

然后将PDF附加到卡上,添加到任务中的每个人都会收到一封电子邮件,通知他们更改。可以在项目的整个生命周期中使用相同的过程,以使团队保持更新,协作并生成一流的项目建议。

为项目建议制定SMART目标

信息图描述了决策的智能过程。

为项目建议书制定目标时,最好的心态是使用SMART系统:

  • 具体 –确保您的目标明确,简明且针对当前任务。
  • 可测的 –确保您的目的和目标是可衡量的,这样就可以很清楚地看到事情何时进展顺利,反之,什么时候事情偏离了轨道并且需要解决问题。可衡量的目标使开发 里程碑 您将用来跟踪项目的进度并确定完成和/或关闭的合理日期。
  • 可达到的 –每个项目都有一个“达到”目标很重要。达到这一目标将意味着一项出色的项目,其效果将超出预期。但是,’重要的项目’公司的核心目标是可以实现的,因此士气高昂,工作需要时间和资源来完成。
  • 相关的 –确保您的所有目标都与项目直接相关,并确定您的工作范围。
  • 基于时间 –时间表和特定日期应该是所有目标的核心。这有助于使项目保持进度,并确保所有项目团队成员都可以管理他们之前的工作。

制定项目建议书需要时间和仔细的考虑。

但是,当您赢得下一个大项目时,花费的时间是值得的!

项目建议只是项目计划过程中的第一步。项目获得批准后,’必须巩固计划,分配和管理资源,监视项目并最终交付可交付成果。此过程需要灵活,动态和强大的项目管理软件包。 ProjectManager.com 是基于云的项目管理软件,可帮助您的所有团队成员实时协作和管理此过程。尝试使用我们屡获殊荣的软件 30天免费试用.

此帖于2020年11月11日更新

相关文章

交付您的项目
准时和预算不足

开始计划您的项目。

开始30天免费试用