每个任务管理工具都需要做的四件事

ProjectManager.com

项目是一个具有开始和结束的过程,该过程提供产品或服务,但是却遗漏了每个项目的基本组成部分-任务。 完成大型项目需要一路淘汰小型任务。但是有很多任务。通常跨多个项目,由几个不同的团队负责。管理所有这些任务和不可预测的变量的想法让人感到绝望。不要放弃!救恩以 任务管理工具.

但是并非所有任务管理工具都是一样的。寻求一种动态的工具,该工具具有为一个或多个团队处理一个或多个项目上的任务的功能。任何物有所值的任务管理工具都将具有四个关键功能。如果没有,请继续寻找。但是,如果有的话,请为您的生活做准备变得更加轻松。

1.需要超越待办事项清单

待办事项清单是 任务管理。必须完成任务,待办事项清单是管理此情况的最基本工具。但这是公认的简单和基本。待办事项清单可能与洞穴壁画一样古老,被岩石划伤:吃饭,睡觉,不死。

一个简单的待办事项清单的日子已经一去不复返了。项目管理已从该简单工具演变而来。当您拥有在线任务管理软件中的任务列表时,突然之间,您将不再处于石器时代。

任务是更大的一部分

任务不是孤岛,它们是更大的项目环境的一部分。使用基于云的项目管理软件ProjectManager.com,任务可以编织到项目中,从而使工作效率更高。

例如,任务有最后期限。在 ProjectManager.com,这些截止日期会将自动通知发送给团队成员,以保持他们的进度。他们’还发送给项目经理,以便他们可以实时查看工作进度。还可以设置优先级以改善工作流程。如有必要,可以忽略某些任务。特别是如果他们’已被分配给另一个团队成员并受到项目的监督’s manager.

ProjectManager.com中的任务列表工具
ProjectManager.com中的任务列表功能-免费尝试!

2.您的任务管理工具需要电子邮件警报

电子邮件警报是任务列表和在线任务管理工具之间的主要区别之一。

任何项目的致命弱点是什么?过期的任务。他们可以立即发送螺旋式的项目:延迟进度,阻塞资源和紧张预算。这不是稀有。过去,所有项目经理都处理过这些问题。但这并不意味着它们必须成为常态。

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把它放在一个我们都可以理解的背景下,很少有人能够在不使用闹钟的情况下醒来并准时开始工作。我们可能会按下“暂停”按钮,但这已经在我们身上了。闹钟在那里提醒我们动身并开始新的一天。但是,不要将电子邮件通知视为烦人的提醒。它们是使项目经理和团队了解全局的另一种工具,同时又不会失去他们所负责的短期任务。

在线任务管理功能

实时更新以更好地进行任务管理

ProjectManager.com允许您为过期的任务设置警报,或者如果团队成员对任务发表评论或更新其状态则通过警报来通知您。这样,如果出现问题,您将在出现问题之前就知道了。

自动化任务很容易通过通知使项目按计划进行。同样,可以在任务级别进行通信。添加评论后,可以通过电子邮件提醒团队成员。将图像或文档之类的文件附加到任务上可以促进协作。

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3.看板任务管理

看板 是一个可视化的工作流流程,它通过带有标题栏(例如要做,做和完成)的木板管理任务。在这些列的下面都有卡。每张卡都是一项任务。您会看到这如何帮助组织工作并使每个人保持同一页面。尤其是当他们都使用ProjectManager.com等在线任务管理工具进行协作时。

如果您的任务管理方法不包含看板功能,那么就不要让我们再次使用那种古老的穴居人的比喻。看板非常适合需要长期合作的多方面项目。

视觉工作者看板

对于视觉学习者来说,这也是一个很棒的工具。根据 霍华德·加德纳,有许多不同类型的智能。有些人通过口头传承学习得更好,其他人则需要阅读文字才能理解。还有一些视觉学习者,看板是天赐之物。当然,您的团队’的广告素材更可能对此工具做出响应。快乐的团队是富有成效的团队。

ProjectManager.comhas 看板,但这只是您的任务的众多视图之一。有任务列表,甘特图甚至日历视图。用户可以在视图之间切换,选择最喜欢的视图,或循环浏览当时最有用的视图。

看板是用于任务管理的可视化工作流工具
ProjectManager.com’看板管理任务

4.将任务列表转换为项目

任务通常相互依赖才能前进。它们始终是大型项目的一部分,这意味着它们在项目的各个阶段都会得到解决。规划项目植根于一个项目中收集的任务 工作分解结构(WBS),因为它们与项目可交付成果有关。

因此,如果任务管理工具是一组有助于控制项目各个方面的软件功能的一部分,这不是理想的选择吗? ProjectManager.com可以获取任务列表并使其成为一个项目,其中包含您需要更好地管理它的所有工具。

即使您是使用笨重且昂贵的软件(例如MS Project)启动该项目的,或者您的任务列表已在电子表格中列出,您也可以直接将Excel或CSV文件直接导入ProjectManager.com。系统会要求您选择列标题和任务持续时间,然后您的简单待办事项列表将填充我们 在线甘特图.

在线甘特图可以将相关任务转化为项目

屏幕的左侧是电子表格,右侧是时间表,其任务以彩色线条表示,从开始日期开始,到截止日期为止。您现在可以将任务分配给团队成员并设置通知。

但是还有更多。链接任务以创建依赖项有助于最大程度地减少瓶颈和阻塞的团队成员,从而提高效率。另外,如果需要更改截止日期,则只需单击单个任务的时间轴,然后将其放在新的日期和时间即可。就这么简单。现在,待办事项列表甚至不仅仅是动态任务列表,它是大型项目的基础部分。

在线甘特图将任务转变为项目

任务是通过项目进行指导。您可以更好地管理任务,项目越健康,成功完成的可能性就越大。 ProjectManager.com 是基于云的项目管理软件,具有在线任务管理工具,可让您最大程度地控制任务,团队和工作流程。了解我们的在线甘特图和看板板如何帮助您更好地管理任务 这个30天的免费试用期。

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