如何进行采购管理计划

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项目管理计划由许多部分组成。 有计划,利益相关者矩阵,管理资源。说到后者,有问题是如何采购要求商品和服务供应商的资源。那是采购管理。

采购管理计划是整体的一部分 项目管理计划。在一个项目的生命周期上,可能有很多点,它将与供应商相交。需要管理此过程。要管理这些关系并保持这些商品和服务的流动,而不会中断,需要采购管理计划。

如果看起来我们太快了,那就是因为我们是。采购行为,其管理和规划都深深嵌入了项目管理的方法论。让我们慢下来,花点时间取消包包。

什么是项目管理中的采购?

首先,当我们说采购时,我们的意思是什么?采购是该项目与外部供应商合作购买或租用该项目的商品和服务。这些关系通常是合同的,以确保商品和服务在项目的时间表内工作。

在项目管理中,有一个项目采购的过程,它始于规划。这是您识别项目之外的资源,以便项目需要哪些资源。这些被收集在一个 工作陈述.

投标& Contracts

一旦您有需要的外部资源列表,那么您就可以开始工作以获取它们。这被称为招标过程,承包商出价为您的工作。一旦你在房子里有一些出价,那么必须研究他们,以确定哪个是该项目的最适合。

与这些供应商合同协议时,他们就可以像项目的每隔一方面都需要管理。这对这些承包商正在做他们在安排和内部做出契约的情况下,这些承包商正在做的事情是至关重要的 分配的预算.

最后,一旦采购完成,合同必须正确关闭。这是另一个过程,以确保在签名之前,确保一切都已如同合同中所述。

为什么需要采购管理计划?

拥有采购管理计划的重要性是它定义了组织无法提供的项目所需的内容。这意味着您对规划整个项目有更多的理解。包括管理供应商,谁是保持您的关键 项目进度.

纳入利益相关者

另一个积极的是采购计划可以涉及利益相关者并在该过程中获得他们的意见。利益相关者是项目的原因,他们的满意是该项目成功的衡量标准。他们可以表达他们想要采购的要求。你可以使用一个 raci图表 在联系他们关于采购需求之前,确定利益相关者及其参与。

通知战略

如果没有采购管理计划,就没有采购战略,没有战略就没有计划。他们都通知另一个并涉及市场调查等事情,以便更好地定义满足项目所需的采购。

采购管理计划做了什么?

显然,采购管理计划所做的第一个也许是最重要的事情是列出项目所需的所有采购以及预计会与他们相关的要求。这是安排开发的关键部分。它创建了为项目实施采购的时间表,因此有助于估算更大的项目时间表。

采购计划有助于监控整个采购过程。执行项目时,可以将实际采购与采购计划进行比较以跟踪进度。如果存在差异,则可以将采购调整为正确的错误。

在有能力的帮助下,评估您的采购计划的成功明显更容易 项目规划软件。 与团队成员进行沟通,跟踪结果,调整和生成报告的信息都可以在正确的软件的帮助下自动化。观看下面的视频以了解更多信息:

Project management training video (ytqih2t48o)

采购管理计划的八个步骤

该项目经理是负责监督采购管理计划的项目团队成员,但这不是一个人的工作。由于采购将被预测,因此每个人都在船上进行。每个人都应该参与批准甚至管理合同。

采购管理计划可以分解为这八个步骤。

1.定义条款

首先,首先定义采购术语。这意味着列出您需要详细采购的内容:多长时间等多大,等等。然后您想知道为项目提供了哪些服务,为什么这很重要。现在为每个采购的使用日期,并在项目团队上授权授权进行这些购买。此信息将是必要的’re ready to make a 采购订单 它指定您购买的商品/服务的价格,数量,交付窗口和支付条款。这是一个法律绑定文件,可以确保您和您的供应商在同一页面上。

2.概述协议类型

合同是每个人都同意服务条款。有不同类型的合同,例如固定价格和成本报销是两个。因此,必须决定协议的类型以及如何管理。

3.确定和减轻风险

项目过程的每个部分都是固有的,所以他们在他们展示自己之前居住在采购中。现在是时候弄清楚这些风险和列出它们的时间。一旦收集了彻底的列表,每个都必须有一种方法来解决它们。分配一个团队成员,通过减轻这些风险的任务,所以他们还有所有权,他们通过关闭它们。一个 风险登记模板 can help.

4.定义成本

项目采购所涉及的成本是多少?一旦其中弄清楚,就会发出提案请求,需要概述和要求供应商出价的需求。彻底,并注意所有所需的一切。供应商将返回其产品或服务的费用。

有关的: 项目成本估算

5.识别限制

它有助于尝试识别任何 项目限制 在开始项目之前,以避免在执行期间通过无法预料的限制盲目。完成此列表后,可以在整个项目阶段查找。与采购相关的约束包括成本,范围,资源和技术规范。

6.获得合同批准

查看投标并进行服务和成本分析。然后列出了决策者在项目组中的名单,并将投标传递给他们进行审查(a DACI框架 可以帮助识别决策者)。此过程确保需要监督合同批准的每个人都涉及并可提供投入。

7.做出决定标准

您有一个工作流程,但现在您需要一个标准,可以决定哪个出价与之合同。每个评论出价的人都应该掌握这一标准来衡量他们的回应。

8.创建供应商管理计划

一旦合同签署,采购管理计划将分为a 供应商管理计划。必须满足合同条款。并且,为了确保发生这种情况,供应商周围的管理计划将有助于确保按照规定和准时交付商品和服务。添加性能指标是一个好主意,以评估每个供应商的工作程度,因此您可以改进下一个项目的关系,并知道谁值得重新承包。

ProjectManager.com.帮助采购管理

每个采购都是一个项目或更大项目的子集。因此,可以在较大的项目中按照您的较大项目进行计划,跟踪和报告每次采购。 ProjectManager.com. 是一个在线项目管理软件,可以轻松有效地实现这一过程。

采购管理可能会感到压倒性。 ProjectManager.com有助于使用其Kanban板,甘特图,仪表板和其他项目管理功能执行您的采购计划。

使用Kanban进行采购管理

通过制作每个供应商的项目 Kanban董事会 然后,您可以跟踪他们库存所在的阶段,而不是得到任何令人不快的惊喜。 ProjectManager.com拥有可自定义的列,因此您可以将订购,运输,库存并需要重新排序。这样你’始终在您的资源之上。此外,您可以添加标签和优先级,以确保一切都是良好的组织和跟踪。

 卡班  Board截图
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甘特可以链接任务并制作时间表

有时采购取决于其他任务。也许Visual Kanban不起作用’T给你你需要的控制。没问题,切换到 甘特视图 。现在,您可以链接依赖项并查看时间表。时间很重要。如果您的资源是’在这里,然后整个项目可以延迟!

甘特图截图
使用我们的甘特图来安排和管理采购管理计划的每一个细节。

他们说,“Don’把你所有的鸡蛋放在一个篮子里。”但在项目管理软件中,您希望在一个地方拥有所有工具。 ProjectManager.com让您组织,所以您可以更好地工作。

ProjectManager.com. 是一种基于云的项目管理软件,可帮助控制在整个项目阶段的采购。工作负载和资源管理功能跟踪耗材并计算计划的与实际成本。 ProjectManager.com协助项目经理进行规划,监测和报告项目。团队成员获得一个合作平台,以更高效地共同努力。 今天尝试这个免费的30天试用.

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