什么是工作场所生产力?

生产力是您听到的那些单词之一,往往开始失去其含义。但生产力不是一种趋势或仅仅是一个流行语 - 这就是你衡量工作有效的方式。

毕竟,有效地完成任务并一直工作,您如何在业务中取得成功。

因此,了解所有您可以实现工作场所的所有生产力是成功的关键。本指南全部是关于工作场所的生产力, 生产力软件 和团队生产力。

ProjectManaager.com的仪表板的屏幕截图,文本“点击此处尝试尝试工作场所生产力管理软件”叠加在右上角

我们将讨论的一些生产力问题包括以下内容。

  • 如何提高工作场所的生产力
  • 软件解决方案可以帮助您更高效地工作
  • 生产力如何变化
  • 提高团队生产力的方法
  • 如果太多的过程妨碍了生产力

如何测量工作场所生产率?

工作场所生产率是通过在一定时间内生产商品和服务的快速和有效的速度来衡量的。这是经济学家用于测量生产率的关键指标。

它不应该与员工的生产力混淆,这衡量了个人可以在一定时间内完成的工作量。统计上,跟踪更大组的效率比测量单个人更准确。

这并不意味着工作场所的生产力严格对在办公室工作的人来说。它可以应用于那些谁 在家工作而且偏远工人可能会发现本指南作为主动作为管理者。

5增加工作场所生产率的策略

提高工作场所的生产力提高了按时完成项目的机会,并在预算范围内完成了项目。您的团队将感谢您以下五个提示:

1.跟踪您的任务

当您不关注它时,生产力熄灭了窗户。只是关注你的工作,不会削减它。你可以失去时间的轨迹,在MeNutia陷入困境,或者您可能会按时完成任务,但如果没有一个过程,当你落后于你的工作失明时,没有进程。

那就是在哪里 任务跟踪 进来。创建一个管理任务的系统让您专注于您的工作,同时创建您需要的边界,以便不需要计划,并将整个项目偏离轨道。

2.自动化

当然,你估计每个任务在制造时都会采取的时间 项目计划,但如您所知,最好的计划通常会误入歧途。自动化使您需要的抬头。

例如,电子邮件可以自动化,以便在截止日期接近时通知您,将您从工作中拉出足够长的工作以查看您的位置。现在您可以相应调整,并在不拖动项目的情况下完成此工作,而无需拖动项目。

3.休息一下

重要的是要限制每项任务的时间,但对您休息一下,它同样至关重要。当你缺乏支持的时候 项目管理办公室,自我管理是至关重要的。

截止日期怎么样?他们很重要,但如果你太努力地推动了自己,你会撞到一堵墙,然后你被困。这很好 休息一下,特别是在长期工作时,对你的大脑和身体有机会休息。这样,你又回到了刷新的工作和更高效的工作。

4.去除分心

电脑和互联网很棒,但技术也可以作为一个巨大的分心。

你可以做的第一件事之一,以获得个人的句柄 时间管理 正在关闭通知。不是与之相关的那些 时间线 你的任务,但你的电脑和手机的常量ping。你的那一刻’在您的那一刻,您已经通知了新的电子邮件,社交职位甚至是一位老式的电话’重新拉出你的工作。

其他分心可以是物理的,就像你的工作区一样。它是杂乱的,干净,在办公室交通中间,孤立吗?你最擅长哪种设置?这里没有艰难而快速的规则,有些人需要安静,而其他人则在繁忙的环境中更加富有成效。弄清楚你是什么样的工人,然后让你的工作区反映这种气质。

5.使用技术

技术既不好也不糟糕,这就是我们如何使用它。虽然它可能是一个分散注意力,如上所述,它也可以帮助我们更好地工作。有很多伟大的工具,旨在帮助我们提高生产力。

有软件允许您创建 任务列表,这是一个组织和系统地解决您的工作的方式。这为您提供了一个查看您的工作的地方。甚至更好,您通常可以过滤这些任务列表以通过其截止日期或无论您希望的数据列定制它们。

事情会发生变化,这些变更将影响您的任务列表。在你的办公室里或没有,可能会发生这种情况。 任务管理工具但是,易于更新,如果它们是云的,那么无论您在哪里,您都可以这样做,无论何时何地。

什么是生产力软件?

生产力软件用于组织您的工作,收集可快速访问的数据,并促进与您的团队合作。它还允许您监视和跟踪您正在做的事情,以便找到可以提高的区域。

Project management training video (ueeswcv2ol)

这些生产力工具通常在透明景点中隐藏。现在常见的软件,如文字处理和电子表格应用程序,被视为理所当然。但是当介绍时,他们彻底改变了办公室工作,提高了速度和准确性。

项目管理工具 已更好地改变了管理项目,使团队的功能能够更加积极地协作和工作,而管理者则能够监控和跟踪他们的工作。这意味着他们可以重新分配资源以满足他们的团队的能力,并始终使他们有效地工作。

离线VS在线生产力软件

工作场所生产力应用程序在很大程度上可以分为两种不同类型的离线和在线生产力软件。哪一个适合你?

每个人都有利弊:

在线生产力软件

在线生产力软件,在线。这意味着您可以随时随地使用该工具,这对于分布式团队至关重要。这也意味着您在监控和跟踪时所获得的数据实时,这使其自身具有更大的见解和更好的决策。

没有在线生产力应用程序的安装和学习曲线。您只需登录,即可登录,即可使用。定价通常更加合理。大多数在线生产力应用程序将基于用户数量的分层订阅计划。

离线生产力软件

离线生产力软件未连接到Internet。这意味着它不受您的连接权的影响。由于它只生活在您的计算机上,因此不需要的第三方无法访问,这可能会让您在保护数据方面更安全。它也意味着你会为它付出更多的支付。桌面应用程序往往是昂贵的,因为他们可能需要安装和您使用它的每个终端的许可费。

必须具有生产力软件的功能

一旦您准备好购买在线生产力应用程序,花时间查看它的提供。如果它有这些基本功能,你已经领先于游戏。

制定时间表来组织任务

使用互动 甘特图 计划项目时间表时右脚开始。创建一个可视时间表,其中您的所有任务都是按时间顺序显示的。通常,您甚至可以链接依赖任务并设置里程碑以更好地管理您的工作。

规划& Scheduling image

分配任务并跟踪进度

跟踪您和您的团队在其任务上的时间,并更好地管理您的工作。使用协作工具与队友保持联系,提高生产力。个人任务列表让您组织工作和Kanban Boards让您管理积压和计划冲刺。

团队任务管理图像

保持最新任务

始终知道截止日期是在地平线上。获取警报时,团队成员对您正在处理的任务的评论,或者以任何方式更新任务,具有自动电子邮件通知。留意应用内警报(所以你不需要离开工具)以获得更高的效率。

警报& Notification image

实时监测进展

跟踪工作并使用实时仪表板获取各种项目指标的数据。该项目的高视图为您提供了有关进度,工作量,成本和更多的信息的宝贵信息。寻找一个自动执行此操作的仪表板,而无需手动输入数据。

数据跟踪映像

跟踪时间队在任务上花费

自动执行您的时间表以填充上周的任务,并在您的任务上记录小时数时自动填充。获取报告以跟踪时间,提高您的团队的效率并控制您的劳动力成本,以更好的时间估算。 Timesheets可以在批准安全后锁定。

时间表图像

有一个工作的地方

只看到您的任务和相关信息,以更好地管理您的工作。寻找一个软件工具,允许您创建个人任务。在所有项目分配中获取可见性以查看它们何时到期。

个人空间图像

如何测量&提高团队生产力

知道您的团队的效率是巨大的。与知识一起武装,您可以规划即将到来的工作,并让每个人都在不超载它们的情况下分配给他们的能力。更重要的是,你可以削减所有的浪费。

轶事,您的团队将告诉您,糟糕的过程成本降低了生产力,并且被不必要的官僚机构阻碍了他们的流量。了解他们的生产力将有助于您通过它并建立运行良好的流程。

但你从哪儿开始呢?当然是数据!

评估您的流程

您希望每天使用的流程是那些能够帮助他们富有成效或阻碍他们的工作的过程。花点时间审核他们,看看你正在使用什么。

做一个列表。向您的团队询问他们反复使用的流程。检查您的公司政策和手册,并评估您的 项目管理方法论 识别经常在业务中使用的过程。

做任务评估

了解您的团队正在努力和衡量其对策的表现的任务。你可以做到这一点 资源管理工具时间跟踪。一旦您有足够的数据,您将能够在团队中进行比较。

询问团队的反馈

最后,只是问团队:“你认为你是多么富有成效?”然后:“你怎么知道的?”

有趣的是要了解他们如何衡量自己的生产力:它是他们发送的电子邮件金额或他们上项目的结果?

根据您的流程审计,您的任务评估和您的团队的反馈,您可以尝试衡量每个过程所需的时间。

最大限度地减少更好的生产率的过程

进行了处理过程中,您应该在一个职位上评估这些过程是否与它们一样好。寻找这些东西。

  • 队伍之间的重复
  • 不必要的流程步骤
  • 然后数据捕获或输入不会去任何地方
  • 使用网络图或任何视觉辅助映射您的流程,如果您还没有,请帮助您更容易地看到这些官僚时间浪费步骤。

您应该发现它相对简单以识别和泄漏处理步骤,这些步骤不会添加任何值或重复努力。查看此过程中捕获的所有数据,并确保发生在此内容。如果没有人想要数据或用于任何内容,则停止录制并保存那个时间。

过多的过程损害了生产力?

管理大师将告诉您,如果您想提高生产力,围绕过程的官僚机构是一个成熟的地区。太多的过程可以阻止你的团队实现他们的全部潜力。他们花费更改的时间填写更改请求或记录工作订单,他们实际工作的时间就越少。

这有一些真相。而且你不会成为第一家经理,以担心你是否在团队中获得了正确的进程水平。

但是,让我们衡量它。随着创新专家朱利安Birkinshaw在HBr.com上写道:“我们永远不会宣传官僚主义,部分原因是存在。但是,我们应该始终寻求通过归巢的特定问题,寻求保持其最糟糕的趋势。“

没有一个支持 项目管理办公室,难以在办公室政治中创造海洋变革。如果您担心您的流程是否有助于或阻碍您的团队的生产力,请知道有些方法可以改变当前范式并影响他人来做同样的事情。

但首先,您需要数据。

做一个过程审计

审计单词不需要发送任何为山丘运行的人。虽然它听起来像一个解决的另一个过程,但它真的不是。您需要一个简单的审查,以便了解您的流程是否是妨碍生产力的方式。毕竟,您不应该根据假设剥离处理流程。

您不在寻找流程或工具的数量,甚至在团队中的官僚机构水平上判断。您可以拥有数十个或数百个流程,如果它们都顺利工作,他们可以帮助生产力而不是阻碍它。

你想要的是以下内容。

  • 生产力下降
  • 一个不快乐的团队的迹象和症状。

这两个都是官僚机构正在妨碍完成事情的指标。

但是,在您注意到生产率问题之前,您需要了解您自己的项目或组织内的生产力的趋势。不幸的是,除非您刚刚介绍了一个可怕的全新过程,否则您将无法找到一个,单一的东西,让您的团队减慢。您正在寻找相对于过去的生产率措施逐渐下降的指标。

为了了解生产力是下降的,您需要知道如何衡量它。收集您拥有的所有项目数据并寻找重复任务,因为这些通常是需要流程的— such as these.

  • 管理更改请求
  • 项目切换和内部评测
  • 会晤
  • 处理付款

任务管理系统 这允许用户输入任务所花费的实际时间的数量,将允许您构建有用的基准数据的巨大存储库。如果你看到去年 改变控制过程 花了一周的时间进行记录,评估和批准或拒绝,您可以将其与当前数据进行比较。如果今天需要更长时间,您有经验证据表明您的过程较慢,这可能是生产力下降的原因。

mor

不要低估您可以从团队中获取的有用信息。与他们交谈。他们将能够为您提供肠道,因为它们是否被流程受到阻碍或引导(更重要的是),哪些难以与之合作。

确定导致最悲伤的过程。分析它们是创造问题的,这可能是以下一个或多个。

  • 它们太耗时了
  • 批准循环转到了错误的人
  • 他们需要太多信息
  • 没有任何提供的信息。

它可能需要时间从士气下降中恢复,这是一个不生产的工作环境的副产品,并引起令人沮丧的一切,这让你的团队确实需要敏感。在这一过程中,并准备好解决即时关注。首先处理任何快速的胜利,例如解释数据去哪里以及为什么该过程的工作方式。然后通过试图解决他们标记的流程问题提出的实际问题。

这些是评估您的团队是否因流程而缺乏效率的快速方法。你可以进行大规模 过程映射 并深入潜入你的生产力,但首先识别出一些快速胜利,在移动到那种耗时的举措之前更容易。

生产力下降可能是士气问题的原因,或者团队中士气不佳的症状。正如您可以想象的那样,这两个问题密切相关,所以值得一睹您可以在同一时间解决低士气的方法。

最终,在评估中共享和涉及团队的信息共享和涉及团队可以提高士气。

如何摆脱无效的过程

因此,您已经分析了您的生产力数据并审查了团队士气局势,并且您已经了解到这些问题绝对与无效流程相关。以下是三个步骤,您可以浏览杂草不起作用。

1.通过剥离不增加价值的过程中的所有内容,从精益和六西格玛手册中取出叶子。你的团队可以告诉你他们是什么。他们经常了解并与流程一起工作,他们将有一个好主意。

然而,尽量避免陷入陷阱的陷阱,而不验证它们而不验证它们。组织中的其他人可能需要您决定的数据没有必要。在完全剥离过程之前,请在剥离过程之前进行某种感觉检查,或者您最终出于相反的原因而无济于事!

3.将流程相关的管理任务委派给团队成员以共享负载和简化操作。请记住,民主并不总是代表团的最佳方法。选择最适合的团队成员有效地完成它们。如果您的团队管理员也可以做到,您的高度付费技术架构师没有业务福利。

4.倡导你的团队。您的许多过程都将全部组织宽,并且在没有一些严重的谈判的情况下可能无法删除它们。将关键领导者携带在一起,并在审计中发现您发现的数据,以展示生产力的损失及其对底线的影响。一定要展示您的明确解决方案的方法,也可以工作,但过程繁重和更高效。

新的基准:金发姑娘区

您想要的是支持您的团队的流程,并帮助他们更加富有成效。换句话说,不太大的流程,不太小,但是是,金发姑娘会惊呼:“恰到好处!”

将旧的,过时的流程和简化新的进程带走了一些试验和错误。使用持续反馈方法与您的团队维护Goldilocks流程区域,并防止新的爬行。

事实上,所有流程的团队买入有助于改善团队士气,因为当他们知道他们有助于促进持续流程改进时,它会提高参与。合作将真正有所作为;总的来说,您应该快速看到生产力改进,并且您可以调整您的流程,直到它们适合整个团队。

用projectManager.com提高您的工作场所工作效率

使用您的在线协作项目工具可以保持项目和流程工作与彼此一起流线型。使用ProjectManager.com,您可以将所有内部和项目文件保存在您的项目计划中,您可以将团队与我们无与伦比的协作平台一起循环进入项目通信。 开始免费试用.

开始我的免费试用

 

了解为什么团队爱ProjectManager.com

开始管理你的工作。

开始免费试用

2,000,000+ 公司计划的项目,包括在内的公司

使用projectmanager.com的公司